Executive Assistant to the Dean of SCSM / Исполнительный ассистент декана ФКНМ

Department School of Computer Science and Mathematics Job Type Administrative Applicant Type Citizens of Kazakhstan Type of Position Full-Time Closing Date Jul 30, 2025

KIMEP, School of Computer Science and Mathematics is looking for applicants for the following position:

Job Title: Executive Assistant to the Dean of SCSM

Division: Academic

Department: SCSM

The position reports to: Dean of SCSM / SCSM Administrative Manager

Job Purpose Summary: 

The Executive Assistant supports the School of Computer Science and Mathematics and assists the Dean with developing policies and procedures and preparing technical documents.

Key responsibilities and Duties: 

Assist the Dean in daily operations; Receive visitors, advise students if necessary, explain academic policies, etc; Assist in the organization of vents, seminars, conferences, and workshops. Responsibility also includes ordering and setting up refreshments; Communicate with Executive staff, other KIMEP employees, administrative support staff, and outside people regarding meetings. Coordinate and make all travel arrangements and car reservations for the Dean; Assists the Dean with special projects and development of procedures and processes to support efficient operations; Respond to e-mail messages from students and inform the Dean daily; Coordinate office activities and appointment schedules and calendars, arrange meetings. Develop and recommend office procedures and systems, ensure smooth office operations; Process payment invoices and prepare expense reports and budgets; Independently respond to letters and general correspondence of a routine nature; Update and maintain data associated with academic assessment procedures. Attend meetings as requested and prepare minutes. Assist in the preparation of technical reports. Performs other duties as might be assigned by the Dean.

Minimum Qualifications: 

Bachelor's degree in a relevant field from a recognized university; Strong interpersonal communication skills with diverse populations such as staff, students, parents, and faculty; Excellent writing and oral communication skills in English and Russian; Experience using spreadsheets, charts, and a variety of computer software to format, compose, and present statistical data and reports, including researching, formatting, assessing, and preparing data for reports and other materials; Good computer skills; Punctual, flexible, customer-oriented.

Desirable Qualifications:

One experience in education administration, counseling, or other relevant fields; Previous administrative experience at higher education institutions.

Deadline for submission of applications/resumes is July 30, 2025 inclusive or open until filled

- via our HR Portal (click "Apply" button above)

Please indicate your salary expectations in KZT, net monthly.

************************************************************

КИМЭП, Факультет компьютерных наук и математики в поисках соискателей на следующую вакансию:

Наименование должности: Исполнительный ассистент декана ФКНМ

Департамент: по академическим вопросам

Подразделение: факультет компьютерных наук и математики

Непосредственный руководитель: декан ФКНМ / административный менеджер ФКНМ

Краткое описание должности:

Исполнительный ассистент содействует деятельности факультета компьютерных наук и математики и помогает декану в разработке положений и процедур, а также в подготовке технической документации.

Основные должностные обязанности: 

Содействие декану в его повседневной работе; Прием посетителей, консультирование студентов при необходимости, объяснение академических правил и положений и т. д.; Содействие в организации мероприятий, семинаров, конференций и мастер-классов. Обязанности также включают заказ и подготовку угощений во время подобных мероприятий; Взаимодействие с руководящим составом и другими работниками вуза, с административно-техническим персоналом и внешними партнерами по вопросам организации и проведения. Координация и организация деловых выездов и командировок, бронирование автотранспорта для декана; Содействие декану в специальных проектах и разработке процедур и правил для эффективной организации работы факультета; Электронная корреспонденция со студентами и ежедневное информирование декана о такой корреспонденции; Координация работы деканата и графиков встреч, организация встреч, разработка и рекомендация офисных процедур и систем, обеспечение бесперебойной работы деканата; Обработка счетов на оплату и подготовка бюджетов и отчетов о расходах; Самостоятельное ведение корреспонденции рутинного характера; Ведение и обновление данных, связанных с процедурами академической оценки. Участие в собраниях и ведение их протоколов при необходимости. Содействие в подготовке технических отчетов. Иные обязанности по поручению декана.

Минимальные квалификационные требования: 

Высшее образование по соответствующей специальности из признанного вуза; Отличные навыки межличностного взаимодействия и коммуникации с разнообразным контингентом, включая коллег по вузу, студентов, их родителей и преподавателей; Отличные письменные и устные коммуникационные навыки на русском и английском языке; Опыт использования электронных таблиц, диаграмм и различных компьютерных программ для форматирования, составления и представления статистических данных и отчетов, включая исследование, форматирование, оценку и подготовку данных для отчетов и других материалов; Хорошие компьютерные навыки; Пунктуальность, гибкость, ориентированность на потребности клиента.

Предпочтительные квалификационные требования:

Опыт работы в администрировании образования, академическом консультировании или смежных областях; Предыдущий опыт административной работы в высшем учебном заведении.

Отклики принимаются до 30 июля 2025 года включительно или до найма сотрудников

-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху).

Просим указать ваши ожидания по заработной плате в тенге на руки в форме отклика.