2.1. Офис - менеджер с возложением обязанности менеджера по управлению персоналом максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности:

2.2. прием документов и личных заявлений на подпись директора филиала;

2.3. работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников филиала, регистрация, учет, хранение, формирование дел;

2.4. работа со входящей и исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения, прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение, оформление, отправление срочных писем);

2.5. оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и других материальных ценностей;

2.6. формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача их в архив;

2.7. прием телефонных звонков, в случае необходимости переводить их на сотрудников, которым они предназначаются;

2.8. фиксирование полученной по телефону информации для директора в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения;

2.9. подготовка совещаний и заседаний, проводимых директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестка дня);

Офис менеджер с возложением обязанности менеджера по управлению персоналом как член трудового коллектива, обязан:

2.10. добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения непосредственного руководителя;

2.11. качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения.

2.12. Ведет учет личного состава ТОО, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

2.13. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с законодательством о труде, положениями и приказами директора ТОО, а также другую установленную документацию по кадрам.

2.14. Регистрация трудовых договоров на портале Enbek.kz (ЕСУТД)

2.15. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

2.16. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки и иные документы, выдает справки о трудовой деятельности работников.

2.17. Производит записи в трудовых книжках и иных документах работающих.

2.18. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале организации, следит за его своевременным обновлением и пополнением.

2.19. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

2.20 Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

2.21. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

2.22. Составляет установленную отчетности

Офис менеджер с возложением обязанности менеджера по управлению персоналом

относится к категории специалистов, основными задачами которого являются организационные и документационные обеспечения управленческой деятельности.

1.2. На должность офис менеджер с возложением обязанности менеджера по управлению персоналом назначается лицо с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера) программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

1.3. Офис менеджер с возложением обязанности менеджера по управлению персоналом

назначается на должность и освобождается от нее приказом директора филиала.

1.4. Офис менеджер с возложением обязанности менеджера по управлению персоналом

непосредственно подчиняется директору филиала.

1.5. Офис менеджер с возложением обязанности менеджера по управлению персоналом

руководствуется в своей деятельности:

- законодательными актами РК;

- Уставом ТОО;

- Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

- приказами руководства;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей Должностной инструкцией.

1.6. Офис-менеджер должен знать:

- организационно-штатную структуру и сотрудников филиала;

- принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса;

- положения, приказы и внутренние процедуры филиала;

- функции и задачи подразделений филиала;

- функциональные обязанности сотрудников административного отдела филиала;

- свои функциональные обязанности и права;

- основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства;

- особенности составления, разновидности и структуру текста документов;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

- сферу деятельности и виды ответственности работников офиса;

- этику взаимоотношений в рабочей группе.