Координатор по административным вопросам, командировкам и транспорту

Основные обязанности

Служебный транспорт (Office Cars)

· Контроль вопросов ОТ и ТБ (HSE) при перевозке персонала внутри компании
· Организация ежедневной перевозки руководства и сотрудников
· Предоставление транспорта ежедневно по запросам
· Организация перевозки сотрудников компании на различные мероприятия
· Организация перевозки сотрудников компании в другие города РК
· Организация и контроль вахтовой перевозки сотрудников: от дома до вахтового поселка и обратно
· Контроль ежедневных вопросов, связанных со служебным транспортом (сервисные автомобили и автомобили компании)
· Контроль технического обслуживания автомобилей компании, ведение всех случаев ДТП, организация VIP‑сервиса
· Обеспечение того, чтобы выбор и предоставление служебных и сервисных автомобилей соответствовали внутренним Политикам TERSK
· Распределение заявок между водителями компании
· Обработка заявок от экспатов круглосуточно в выходные дни
· Точечная инспекция служебных автомобилей
· Регулярная проверка технического состояния и организация обслуживания автомобилей компании
· Приобретение топлива для служебных автомобилей
· Ответственность за получение и обработку счетов на оплату (PO, PR, закрывающие документы) за техническое обслуживание автомобилей
· Контроль соблюдения водителями рабочего графика компании
· Контроль соблюдения водителями правил и процедур HSE компании
· Ежемесячный отчет в бухгалтерию по путевым листам
· Ежемесячный отчет в бухгалтерию по расходу топлива
· Ответственность за своевременную замену масла и расходных материалов в автомобилях компании
· Организация и сопровождение ежемесячных собраний с водителями (по вопросам HSE)
· Ежемесячный отчет в агентство Manpower, закрепленное за водителями (обновление информации: перераспределение водителей, больничные, отпуска)

Командировки и поездки (Travel)

· Бронирование авиабилетов и гостиниц (внутренние и зарубежные поездки)
· Организация информации по поездкам: авиа/жд билеты, проживание, бронирование гостиниц, график поездок в соответствии с корпоративной политикой и получение необходимых согласований
· Расчет суточных
· Взаимодействие с туристическими агентствами, аэропортом и авиалиниями для оптимизации полётов и перевозки пассажиров
· Приём и проверка первичной документации по поездкам, включая проверку правильности и полноты командировочных удостоверений, посадочных талонов, счетов из гостиниц и сопутствующих документов
· Поиск новых коммерческих предложений от гостиниц, туристических агентств, транспортных компаний и др.
· Таможенное оформление всех грузов компании, обработка отправлений DHL
· Организация размещения VIP‑гостей
· Ежедневный мониторинг прибывающих и вылетающих пассажиров (расписание аэропорта)
· Обработка заявок на проход через VIP‑зону аэропорта (при необходимости)
· Ответственность за размещение посетителей компании в различных городах Республики Казахстан
· Контроль соблюдения договорных обязательств соответствующими поставщиками услуг
· Ответственность за заполнение форм POB (Personnel On Board) для посетителей проектных/производственных площадок

Постоянный контакт и тесная координация с руководящей командой и персоналом компании
· Постоянный контакт и тесная координация с Бизнес-центром, широким кругом поставщиков технических услуг и агентствами по недвижимости
· Помимо глубокого знания компании, сотрудник должен знать ключевых сотрудников (как внутренних, так и внешних), а также понимать цели и задачи компании

Административные функции:

• Оказывает административную поддержку сотрудникам компании, обеспечивая бесперебойную и эффективную работу офиса.
• Выступает основным связующим звеном компании во взаимодействии с Арендодателем по вопросам технического и административного характера.
• Организует взаимодействие с переводческим агентством, включая прием документов на перевод.
• Подготавливает необходимую документацию и сметные расчёты по офисной логистике, а также участвует в закупке, выборе поставщиков и управлении контрактами на офисные товары, расходные материалы и другие элементы операционного инвентаря.
• Координирует отправку документов поставщикам через курьерские службы.
• Организует своевременное обслуживание и ремонт офисного оборудования.
• Устанавливает и поддерживает эффективные отношения с сервисными и коммунальными службами для обеспечения надлежащего ресурсного обеспечения, обслуживания и ремонта офисных помещений.
• Контролирует подготовку и выпуск рекламных и иных информационных материалов в офисе (визитки, таблички), предназначенных для распространения среди посетителей.
• Взаимодействует с внутренними подразделениями и внешними организациями по вопросам, связанным с производственной деятельностью, входящим в сферу ответственности специалиста общего обслуживания.
• Готовит документацию, необходимую для организации общих собраний, виртуальных встреч и корпоративных мероприятий.
• Обрабатывает и перенаправляет всю входящую и исходящую документацию, корреспонденцию, посылки и доставки.
• Готовит и оформляет письма, запросы, ответы и другую официальную корреспонденцию юридическим и физическим лицам, а также государственным учреждениям в соответствии со стандартами деловой коммуникации; составляет и отправляет электронные письма командам и отделам от имени подразделений или руководства.
• Определяет возможности для улучшения и оптимизации административных процессов организации.
• Участвует во всех видах инвентаризации офиса.

ТРЕБОВАНИЯ К КВАЛИФИКАЦИИ И ОПЫТУ

Опытный специалист с опытом работы в области административной поддержки, организации командировок, логистики и координации автопарка.
· Минимум 5 лет опыта в сфере логистики и деятельности, связанной с управлением водителями.
· Свободное владение английским языком — обязательно.
· Среднее специальное / высшее образование.
· Опыт работы на аналогичных должностях — не менее 3 лет.
· Знание правил охраны труда и техники безопасности (HSE).
· Опыт работы в международной компании будет преимуществом.

Ключевые поведенческие компетенции

Ожидается, что сотрудник будет демонстрировать следующие поведенческие компетенции, соответствующие его уровню, и применять их при выполнении своих должностных обязанностей:

· Коммуникация и ведение переговоров
· Приобретение и применение знаний
· Планирование и анализ
· Ориентация на результат
· Работа в команде
· Деловая осведомлённость / понимание бизнеса
· Лидерство
· Готовность учиться и делиться знаниями
· Ориентация на создание ценности