Мы ищем Административного менеджера, который будет сердцем офисных процессов и поддержкой для всей команды.
Обязанности:
Офис и закупки
Организация и контроль обеспечения офиса канцелярскими и хозяйственными товарами, продуктами питания.
Контроль расхода материалов, планирование и оптимизация закупок.
Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками (клининг, курьерские службы, сервисные компании): поиск, согласование условий, контроль качества услуг, ведение документооборота.
Контроль технического состояния офисных помещений, мебели и оборудования; координация планового технического обслуживания.
Ведение реестров закупок, договоров и базы поставщиков.
Документооборот
Организация приема, отправки и учета входящей и исходящей корреспонденции.
Ведение реестров договоров, счетов и иных административных документов.
Сбор и подготовка закрывающих документов по запросу бухгалтерии и руководства.
Подготовка служебных записок, отчетов, уведомлений, контроль сроков исполнения документов ответственными лицами.
Ведение протоколов встреч: фиксация ключевых договоренностей, оформление и рассылка участникам.
HR-поддержка и внутренние коммуникации
Административное сопровождение онбординга новых сотрудников (подготовка рабочих мест, заказ пропусков и оборудования, координация с IT и HR).
Актуализация базы сотрудников (контакты, дни рождения).
Организация поздравлений с днями рождения, государственными и корпоративными праздниками.
Поддержка внутренних мероприятий (тимбилдинги, встречи): логистика, коммуникации, подготовка материалов.
Поддержка руководства
Организация совещаний и переговоров (планирование, бронирование переговорных, подготовка оборудования, заказ воды и кофе-брейков).
Прием, отправка и регистрация корреспонденции.
Выполнение операционных поручений руководства и контроль сроков их исполнения.
Контроль исполнения документов и поручений, в том числе по итогам протоколов, напоминание ответственным.
Организация и координация командировок (travel-поддержка).
Встреча и сопровождение внешних гостей и партнеров.
Взаимодействие со смежными подразделениями для оперативного решения административных вопросов.
Требования:
Опыт работы на аналогичной позиции (офис-менеджер, административный менеджер) от 1–3 лет.
Уверенное владение ПК (MS Office: Excel, Word, PowerPoint) и офисной техникой.
Навыки деловой переписки, грамотная устная и письменная речь на русском и казахском языках.
Умение работать в режиме многозадачности и эффективно расставлять приоритеты.
Внимательность к деталям, проактивность, клиентоориентированность и доброжелательность.
Условия:
Официальное трудоустройство согласно ТК РК (оплачиваемый отпуск, больничные).
График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 (суббота, воскресенье — выходные).
Комфортабельный офис в районе Желтоксан-Богенбай батыра.
Предоставление корпоративной мобильной связи.
Дружный коллектив и поддержка на этапе адаптации.