Работа с входящей и исходящей корреспонденцией (приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение), копировально-множительные работы, отправка заказных/простых писем.
Приём телефонных звонков.
Подготовка совещаний и встреч (подготовка переговорной комнаты, помощь гостям и т.д.
Встреча посетителей и гостей организации.
Отвечает за содержание офисных помещений в надлежащем состоянии:
- обеспечение порядка в офисе
- обеспечение водой и продуктами первой необходимости (чай, кофе, салфетки, химия и т.д.)
- заказ канцелярии.
Оформляет заявки на оплату счетов по аренде помещения и коммунальным платежам.Обеспечивает коммуникацию с арендодателем, по необходимости.
Офис-менеджер является Материально Ответственным Лицом, проводит инвентаризацию имущества компании, обеспечивает выдачу и прием ТМЦ сотрудникам компании по соответствующим запросам.
Отвечает за складирование, хранение и учет имущества и реквизита компании (склад).
По необходимости, ведет и обновляет базы данных по поставщикам услуг и по предоставляемым ими услугам (гостиницы, конференц-залы, оборудование, транспорт, переводчики, системы общественного питания и пр.).
Выполняет отдельные служебные поручения руководителей отделов и аккаунт менеджеров.
Выполняет другие офисные обязанности по необходимости.