1. Административное управление офисом
- Организация бесперебойной работы офиса и поддержание комфортных условий для сотрудников.
- Контроль порядка в офисе, конференц зале и кухне.
- Обеспечение сотрудников всеми необходимыми ресурсами (канцтовары, техника, мебель, бытовые принадлежности).
- Ведение учета расходных материалов, своевременный заказ воды, чая, кофе, посуды и др.
- Организация работы уборщиков и технического персонала, контроль качества уборки.
- Организация корпоративных мероприятий, поздравлений сотрудников.
2. Документооборот и делопроизводство
- Ведение входящей и исходящей корреспонденции, регистрация и хранение документов.
- Подготовка служебных записок и другой внутренней документации.
- Ведение реестров документов, взаимодействие с курьерскими службами.
3. Взаимодействие с сотрудниками и руководством
- Организация встреч, совещаний, переговоров, напоминания и протоколирование.
- Ведение календаря руководителя, координация встреч и важных задач.
- Выполнение поручений руководства, контроль их своевременного выполнения.
4. Подбор персонала и работа с кандидатами
- Размещение вакансий на сайтах, в соцсетях и других ресурсах.
- Мониторинг и отбор резюме по запросу руководителя, согласование встреч -кандидатов с руководством.
- Встреча новых сотрудников, помощь в адаптации.
5. Финансовые и хозяйственные операции
- Ведение отчетности по расходам на офисные нужды.
- Формирование заявок на закупки, оформление счетов, контроль оплаты.
- Взаимодействие с поставщиками, заключение договоров, контроль сроков поставок.
6. Работа с клиентами, гостями и партнерами
- Встреча гостей, создание комфортной атмосферы.
- Уточнение цели визита, координация встреч с менеджерами.
- Предложение гостям напитков (кофе, чай, вода).
7. IT и оргтехника
- Контроль работы офисной техники (принтеры, сканеры, компьютеры).
- Организация ремонта или закупки техники при необходимости.
- Взаимодействие с IT-службой.
Требования:
- Опыт работы офис-менеджером или на аналогичной должности.
- Грамотная речь, организаторские способности, внимательность.
- Умение работать в режиме многозадачности.
- Владение ПК и офисными программами (Word, Excel).
Условия:
- Официальное трудоустройство.
- наш адрес индустриальный зона, 4 линия
- Дружный коллектив и поддержка на этапе адаптации.