- 1. Работа в СЭД (Системе электронного документооборота) и регистрация договоров:
Первичная обработка и регистрация: Прием, проверка корректности оформления и регистрация входящих проектов договоров, дополнительных соглашений и спецификаций в СЭД.
Маршрутизация и контроль согласования: Запуск процессов согласования договоров по установленным в компании маршрутам (юристы, бухгалтерия, служба безопасности и т.д.).
Контроль статусов (отслеживание): Мониторинг сроков согласования, напоминание ответственным сотрудникам о зависших документах.
Учет и архивация: Ведение электронного реестра договоров, присвоение регистрационных номеров, сканирование и прикрепление финальных скан-копий с подписями и печатями.
2. Управление входящей и исходящей корреспонденцией
Входящие документы: Прием, сортировка, регистрация в СЭД всей поступающей почты (электронной и бумажной). Распределение писем руководству и исполнителям.
Исходящие документы: Проверка правильности оформления исходящих писем, присвоение исходящего номера, отправка адресатам (через Почту, курьерские службы, ЭДО или СЭД).
Контроль исполнения: Отслеживание сроков подготовки ответов на входящие контрольные письма.
3. Архивное дело и общие задачи
Формирование дел: Систематизация и хранение исполненных документов (оригиналов договоров и переписки) в соответствии с номенклатурой дел.
Выдача документов: Контроль движения оригиналов документов внутри компании (выдача под роспись, контроль возврата)
Требования:
- Опыт работы с СЭД: Уверенное владение популярными системами электронного документооборота (например, Directum или другие корпоративные аналоги).
- Знание основ делопроизводства: Понимание правил оформления документов (ГОСТы по делопроизводству), структуры договоров, правил архивации.
- Грамотность: Безупречный казахский и русский язык (устный и письменный), знание правил деловой переписки.
- ПК-навыки: Уверенный пользователь MS Office (Word — продвинутое форматирование, Excel — ведение реестров и фильтрация данных). Работа с оргтехникой (сканеры, потоковые принтеры).
2. Личные и деловые качества
- Внимательность к деталям: Способность замечать опечатки в номерах, даты и отсутствие нужных подписей/приложений.
- Высокая организованность: Умение работать в режиме многозадачности, правильно расставлять приоритеты и не забывать про «горящие» дедлайны.
- Стрессоустойчивость и коммуникабельность: Готовность вежливо, но настойчиво напоминать коллегам и руководителям о необходимости согласовать или вернуть документ.
Условия: