Руководитель аппарата Генерального директора
ТОО i7 Technologies — IT-компания, внедряющая цифровые решения в сфере биометрии, AI-видеоаналитики, IoT, СКУД, автоматизации питания и мониторинга инфраструктуры.
Мы ищем Руководителя аппарата Генерального директора — человека, который поможет выстроить порядок в задачах, проектах, документах, сроках и взаимодействии между подразделениями.
Подчинение: напрямую Генеральному директору
Город: Астана
Формат: офисный / преимущественно офисный
График: полный рабочий день, 5/2
Основная цель
Сделать так, чтобы поручения, проекты, документы, акты, счета и внутренние задачи не терялись, выполнялись в срок, а Генеральный директор видел понятную картину по компании.
Основные задачи
- фиксировать поручения Генерального директора и ставить задачи в Bitrix24;
- контролировать сроки исполнения задач и поручений;
- запрашивать статусы у ответственных сотрудников;
- готовить краткие отчеты для Генерального директора;
- координировать проектные задачи совместно с PM, коммерческим блоком, сервисом, юристами и бухгалтерией;
- контролировать движение договоров, счетов, актов и закрывающих документов;
- отслеживать документы на подписании и оплаты совместно с бухгалтерией;
- контролировать просроченные задачи в Bitrix24;
- фиксировать решения совещаний, оформлять протоколы и контролировать их исполнение;
- выявлять риски, просрочки и организационные блокеры.
Важно: руководитель аппарата не заменяет PM, бухгалтерию, юристов или HR, а координирует процессы, контролирует сроки и помогает доводить задачи до результата.
Полномочия
Руководитель аппарата имеет право:
- ставить задачи сотрудникам в Bitrix24 по поручению Генерального директора;
- запрашивать статусы, документы и отчеты;
- фиксировать просрочки и выносить их в отчет ГД;
- инициировать рабочие встречи по проблемным вопросам;
- предлагать улучшения в процессах.
Ожидаемый результат
В первые 1–3 месяца необходимо обеспечить:
- фиксацию поручений ГД в Bitrix24 или реестре;
- еженедельную сводку по задачам, проектам, просрочкам и рискам;
- прозрачный реестр активных проектов;
- контроль договоров, счетов, актов и документов на подписании;
- снижение количества “зависших” задач между подразделениями.
Требования
- опыт работы руководителем аппарата, операционным менеджером, project coordinator или на аналогичной позиции;
- опыт контроля задач, поручений, документов и сроков;
- понимание договоров, счетов, актов и закрывающих документов;
- уверенная работа с Bitrix24;
- умение взаимодействовать с несколькими подразделениями одновременно;
- системность, внимательность к деталям, исполнительская дисциплина;
- грамотная устная и письменная речь;
- уверенное владение русским языком;
- знание казахского языка будет преимуществом.
Будет преимуществом
- опыт работы с первыми руководителями;
- опыт в IT, интеграторской, сервисной или проектной компании;
- понимание государственных закупок РК;
- опыт взаимодействия с государственными органами;
- опыт ведения протоколов и контроля исполнения поручений.
Что мы предлагаем
- работу в развивающейся IT-компании;
- прямое взаимодействие с Генеральным директором;
- участие в проектах цифровизации, биометрии, AI-видеоаналитики и IoT;
- возможность влиять на построение операционной системы компании;
- официальное трудоустройство;
- стабильную занятость;
- профессиональный рост.
Вопросы для отклика
В сопроводительном письме кратко ответьте:
- Был ли у вас опыт контроля поручений первого руководителя?
- Работали ли вы с договорами, актами, счетами и документооборотом?
- Почему вы считаете, что сможете выстроить порядок в операционных процессах компании?