1. Осуществление подготовки и организация работы офиса:
— организация проверку офисного оборудования (компьютеров, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса
— обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечение хранения, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;
2. Осуществление работ по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:
— прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
— прием документов и личных заявлений на подпись руководителя организации,
— подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя,
— обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе,
— контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение качественного их редактирования
— организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись в его отсутствие полученной информации и доведение до его сведения ее содержания, передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограмм, своевременное доведение до его сведения информации, полученной по каналам связи,
— по поручению руководства составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем,
— подготовительные работы к проведению заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение протоколов заседаний и совещаний,
— осуществление контроля за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,
— печатать по указанию руководителя служебных материалов, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
3. Ведение делопроизводства компании.
4. Регистрация и учет входящей и исходящей документации.
5. Осуществление получения и рассылки электронной почты. Контроль доставки почты для организации с отделения связи и доставка почты организации в отделения связи.
6. Организация и прием посетителей, содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
7. Формировка дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение сохранности документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдача документации в архив.
8. Выполнение отдельных служебные поручения руководства
Требования:Делопроизводство
Обеспечение жизнедеятельности офиса
Пользователь ПК
Электронная почтаb (Documentolog)
Организация работы приемной
Условия:
Полный рабочий день (пн-пт)
с 09.00-18.00 (перерыв с 13.00-14.00)