Должностные обязанности:

В соответствии с законодательными и нормативными документами Республики Казахстан и внутренними документами системы менеджмента ТОО «KAP LOGISTICS» и ЦАПБ: • выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы начальника автохозяйства; • получает необходимые начальнику автохозяйства сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников; • организует телефонные переговоры начальника автохозяйства, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения начальника автохозяйства их содержание; • осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником автохозяйства (сбор необходимых документов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы; • обеспечивает рабочее место начальника автохозяйства канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе; • передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам; • печатает по указанию начальника автохозяйства различные материалы; • ведет делопроизводство, принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения; • в соответствии с резолюцией начальника автохозяйства передает документы на исполнение; • ведет учет отправляемой и получаемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива; • обеспечивает сохранность проходящей служебной документации; • принимает документы и личные заявления на подпись начальнику автохозяйства; • подготавливать документы и материалы, необходимые для работы начальника автохозяйства; • следит за сроками выполнения поручений начальника автохозяйства, взятых на контроль; • принимает документы на подпись начальнику автохозяйства; • организует прием посетителей, с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; • формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив; • ведет табельный учет фактического времени пребывания работников автохозяйства «Кыземшек», осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах; • делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет рапорты о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин; • систематически вносит изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.; • контролирует своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе; • контролирует соблюдение графиков отпусков, с извещением работника о дате начала трудового отпуска; - • в установленном порядке передает табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д. В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих утвержденного в Республике Казахстан: Подготавливает и сдает в архив филиала ТОО «KAP LOGISTICS» «ЦАПБ» документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные бланки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Осуществляет ведение делопроизводства подразделения в соответствии с утверждённой Номенклатурой дел, обеспечивает правильность оформления, учёт, оперативное хранение документов и их своевременную передачу в архив Товарищества.

Образование:

Уровень образования -Техническое, гуманитарное и профессиональное, послесреднее (среднее специальное, среднее профессиональное)

Навыки:

Обязательные: Должен знать: • Делопроизводство: порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; • Законодательные, иные нормативные правовые акты, методические и нормативно-технические материалы, касающиеся ведения делопроизводства и по ведению табельного учета; • Работу с офисной техникой (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), правила эксплуатации вычислительной техники, правила пользования приемно-переговорными устройствами; • Организацию делопроизводства, методы оформления и обработки документов, архивное дело; • Основы административного права; • Основы организации производства, труда и управления; • Основы трудового Кодекса РК; • Основы этики и эстетики; • Порядок делового общения; • Порядок печатания деловых писем с использованием типовых форм; • Порядок внутреннего трудового распорядка, по безопасности и охране труда, производственной санитарии, требования пожарной безопасности; • Свободное владение казахским, русским языками. • Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; Требования правил безопасности ОТ, СУОТ ПБ.

Дополнительно:

Лицензии, сертификаты Желательные: Наличие профессиональной сертификации в области делопроизводства.

Знания языков:

-свободное владение казахским и русским языком

Подробнее о вакансии