Supervising Logistics Specialist / Руководящий специалист по логистике

Department Office of Provost and General Deputy to the President Job Type Administrative Applicant Type Citizens of Kazakhstan Type of Position Full-Time Closing Date Dec 08, 2025

Position: Supervising Logistics Specialist

Department: Purchasing and Logistics

Positions reports to: Provost and General Deputy to the President / Office of the President

Purpose of the Position

This position is responsible for supervising the Purchasing and Logistics Department. The Supervisor coordinates and oversees the effective and timely procurement of goods and services for KIMEP University in accordance with the University’s Procurement and Tender Policies. The Supervisor is responsible for managing and providing guidance to two Logistics Specialists and one Warehouse Manager, ensuring they are fully trained, compliant with regulations, and operating efficiently, ethically, and responsibly.

The Supervisor reviews and processes procurement requests from internal university clients, communicates with suppliers to ensure needs are accurately met, and contributes to the development and implementation of effective procurement strategies. The position ensures that purchasing activities are carried out efficiently, transparently, and in alignment with university standards and policies.

Key Duties and Responsibilities

Supervise two Logistics Specialists and one Warehouse Manager. Assign procurement requests and oversee workflow within the department. Ensure the timely purchase of goods and services. Maintain an electronic database of suppliers. Maintain professional relationships with suppliers to ensure high-quality service and competitive pricing. Conduct market research on goods, works, and services. Analyze supplier proposals, quotations, and commercial offers; provide recommendations to management regarding supplier selection and terms of cooperation. Create and maintain a database of potential and existing suppliers; organize and conduct negotiations; participate in preparing contracts and related technical documentation. Monitor specialized websites, electronic trading platforms, and other information sources relevant to the goods and services market. Prepare and submit procurement documentation to the procurement or tender commission for review and approval. Monitor outcomes of procurement procedures, analyze rejected proposals or changes to conditions, and prepare analytical reports with recommendations for improvement. Participate in cost assessments, procurement budgeting, and development of annual and quarterly procurement plans. Organize and conduct procurement procedures in compliance with KIMEP University Procurement and Tender Policies. Maintain accurate records and ensure proper storage, security, and organization of procurement documentation. Conduct business correspondence and provide consultations to internal departments regarding procurement needs. Coordinate contract signing schedules with suppliers and monitor contract execution, delivery timelines, and product/service quality. Prepare timely reports on procurement activities and evaluate the economic efficiency of completed contracts. Ensure that purchased goods comply with occupational safety, fire safety, and industrial sanitation standards. Uphold KIMEP University’s ethical standards and ensure the Purchasing and Logistics Department operates with full integrity and is free from corruption.

Required Knowledge, Skills, and Abilities

Knowledge of legislative and regulatory acts governing procurement and contractual relations. Understanding of pricing strategies, negotiation methods, and procurement processes. Proficiency in modern computer technologies, office software, and electronic procurement systems. Knowledge of industrial sanitation, occupational safety, and fire safety requirements related to goods procured for educational institutions.

Minimum Qualification

Higher education in Logistics, Finance, Economics, Accounting and Auditing, Supply Chain Management, or a related field. Minimum of three years of professional experience in procurement and budgeting. Fluency in English, Russian, and Kazakh (required). Proficiency in office software and logistics systems. Strong communication, analytical, and organizational skills. Successful experience supervising and leading staff

Preferred Qualifications

MBA or relevant graduate degree.

Deadline for submission of applications/resumes is December 8, 2025 included or open until filled.

- via our HR Portal (click "Apply" button above)

- via email [email protected] 

**********************

Должность: руководящий специалист по логистике

Подразделение: отдел закупок и логистики

Непосредственный руководитель: первый проректор / офис президента

Цель учреждения должности

Цель должности - руководство отделом закупок и логистики. Руководитель координирует и контролирует эффективный и своевременный закуп товаров и услуг для Университета КИМЭП в соответствии с политикой университета в области закупок и тендеров. Руководитель отвечает за координацию работы двух специалистов по логистике и одного заведующего складом, за их профессиональную подготовку, соблюдение нормативных требований, а также за эффективное, этичное и ответственное выполнение должностных обязанностей.

Руководитель рассматривает и обрабатывает заявки на закупки от работников и подразделений университета, взаимодействует с поставщиками для обеспечения максимально точного исполнения запросов и участвует в разработке и внедрении эффективных стратегий закупок. Руководитель обеспечивает эффективность, прозрачность закупочной деятельности и её соответствие стандартам и политике университета.

Основные должностные обязанности

Руководство работой двух специалистов по логистике и одного заведующего складом. Распределение заявок на закупки и контроль документооборота в отделе. Обеспечение своевременной закупки товаров и услуг. Ведение электронной базы данных поставщиков. Поддержание профессиональных отношений с поставщиками для обеспечения высокого качества обслуживания и целесообразных цен. Проведение маркетинговых исследований рынка товаров, работ и услуг. Анализ предложений, коммерческих предложений и заявок от поставщиков; предоставление рекомендаций руководству по выбору поставщиков и условиям сотрудничества. Создание и ведение базы данных потенциальных и действующих поставщиков; организация и проведение переговоров; участие в подготовке договоров и соответствующей технической документации. Мониторинг специализированных сайтов, электронных торговых площадок и других источников информации, соответствующих рынку товаров и услуг. Подготовка и представление закупочной документации на рассмотрение и утверждение в комитет по тендерам и закупкам. Мониторинг результатов закупочных процедур, анализ отклоненных заявок или изменений условий закупок, а также подготовка аналитических отчетов с рекомендациями по улучшению. Участие в оценке затрат, составлении бюджета закупок и разработке годовых и квартальных планов закупок. Организация и проведение процедуры закупок в соответствии с Политикой закупок и тендеров Университета КИМЭП. Ведение точного учета и обеспечение надлежащего хранения, сохранности и организацию закупочной документации. Ведение деловой переписки и консультирование сотрудников и подразделений по вопросам закупок. Координация графиков подписания договоров с поставщиками и контроль за исполнением договоров, сроков поставок и качеством продукции/услуг. Своевременная подготовка отчетов о закупочной деятельности и оценка экономической эффективности заключенных договоров. Обеспечение соответствия закупаемых товаров нормам охраны труда, пожарной безопасности и промышленной санитарии. Соблюдение этических стандартов Университета КИМЭП и обеспечение прозрачности и отсутствия коррупции в работе отдела закупок и логистики. Выполнение дополнительных обязанностей по поручению руководителя

Необходимые знания, навыки и умения

Знание законодательных и нормативных актов, регулирующих закупки и договорные отношения. Понимание ценовых стратегий, методов ведения переговоров и процессов закупок. Владение современными компьютерными технологиями, офисными программами и системами электронных закупок. Знание требований промышленной санитарии, охраны труда и пожарной безопасности, предъявляемых к товарам, закупаемым для образовательных учреждений.

Минимальные квалификационные требования

Высшее образование в области логистики, финансов, экономики, учета и аудита, управления сетями поставок или сходной области. Не менее трех лет опыта работы в снабжении и бюджетировании. Свободное владение английским, русским и казахским языками (обязательно). Отличное знание офисного программного обеспечения и логистических систем. Отличные коммуникативные, аналитические и организационные навыки. Успешные опыт руководства персоналом и лидерства

Предпочтительные квалификационные требования

Степень MBA или иная уместная магистерская степень.

Отклики принимаются до 8 декабря 2025 года включительно или до найма сотрудников

-через данный HR портал (нажмите на конпку "Apply" вверху)

-через почту [email protected]