Основные требования:
1. Организация и управление эффективной работой персонала магазинов.
2. Выполнение в случае необходимости обязанностей любого сотрудника магазина.
3. Контроль работы всего персонала магазина.
4. Составление бюджета магазина. Контроль и оптимизация расходной части бюджета магазина.
5. Взаимодействие и решение текущих вопросов с арендодателями.
6. Оформление и своевременное продление необходимых для работы магазина разрешений и документов в фискальных и административных органах.
7. Решение вопросов по инкассации.
8. Ведение документации магазина, составление и отправка файлов экспорта реальных операций, отчетности и документации в соответствии с установленным порядком отчетности.
9. Обеспечение установленного режима работы магазина.
10. Начисление, получение и выдача зарплаты персоналу магазина.
11. Контроль бесперебойной работы имеющегося торгового оборудования и программного обеспечения, организация устранения неполадок.
ОПИСАНИЕ РАБОТЫ
1. Организация и управление эффективной работой магазина:
- Управляющий магазином составляет график работы персонала магазина с учетом функциональных обязанностей, производственной необходимости и среднедневного колебания количества покупателей.
- При работе в торговом зале управляющий магазином руководит работой продавцов и определяет их расстановку в торговом зале и на кассе.
- Управляющий магазином решает с наименьшими затратами проблемы, возникающие при нарушении технологических процессов магазина.
- Принимает участие и решает все внештатные ситуации, возникающие в процессе работы магазина и не описанные в должностных и прочих инструкциях для персонала.
- Проводит еженедельные и ежемесячные собрания всех сотрудников магазина.
- Управляющий магазином контролирует ассортимент и качество товаров, предлагаемый покупателям и вносит предложения по ассортименту магазина.
- Управляющий магазином отслеживает цены на товары из ассортимента магазина у конкурентов и вносит предложения по ценовой политике магазина.
- Управляющий магазином принимает меры по привлечению покупателей в магазин: предлагает и осуществляет рекламные мероприятия и т.д.
- Контролирует правильность составления заказов товароведом, предупреждая дефицит товара, самостоятельно составляет заказы при отсутствии товароведа;
- Контролирует работу продавцов по оптимальной и удобной выкладке товаров на стеллажах.
- В случае проведения в магазине рекламных акций и промоушнов, нацеленных на привлечение покупателей в магазин, на увеличение продаж, управляющий магазином контролирует подготовку и проведение этих мероприятий, организовывая посильную помощь участникам этих акций.
- По окончании рабочего дня директор-продавец обязан провести сверку реестра документов с кассовым отчетом.
2. Выполнение в случае необходимости функций любого сотрудника магазина.
- В дни отсутствия товароведа управляющий магазином выполняет его обязанности в соответствие с должностной инструкцией товароведа.
- В дни совместной работы товароведа и управляющий магазином, последний постоянно находится в торговом зале, распределяет продавцов в зале и на кассе, самостоятельно участвует в приемке, выкладке товара, наклейке ценников и при необходимости обслуживает покупателей на кассе.
Контроль работы персонала
- Управляющий магазином контролирует правильное выполнение всеми сотрудниками магазина своих должностных обязанностей. При необходимости проводит инструктажи, собрания, обучение и тренинги.
- Управляющий магазином контролирует наличие у персонала магазина правильно оформленных санкнижек, спецодежды, удостоверений кассиров-операционистов и других необходимых документов.
- При систематическом невыполнении своих функциональных обязанностей управляющий магазином принимает решение о несоответствии сотрудника занимаемой должности и ставит вопрос перед руководством о его увольнении,
- При нарушении выполнения должностных обязанностей работником магазина управляющий магазином надлежащим образом фиксирует нарушение и делает предложение директору филиала о наложении взыскания.
4. Составление бюджета магазина. Контроль и оптимизация расходной части бюджета.
- До 5 числа каждого месяца управляющий магазином составляет в установленной форме бюджет расходов магазина и передает его руководству. Бюджет составляется с учетом максимального снижения себестоимости. При этом обращается внимание на экономию коммунальных расходов, сокращение налогов, оптимизацию штатного расписания, сокращение затрат на расходные материалы и снижение потерь.
5. Взаимодействие и решение текущих вопросов с арендодателем.
Управляющий магазином решает вопросы, касающиеся состояния помещения, прилегающих территорий, взаимодействия с коммунальными службами, текущего состояния арендуемого оборудования.
6. Оформление и своевременное продление необходимых для жизнедеятельности магазина разрешений и документов в фискальных и административных органах.
- Управляющий магазином следит за сроками действия всех разрешений на торговлю, лицензий, патентов, своевременно подает заявку ответственному по документации на их продление, а в случае отсутствия ответственного продлевает и оформляет самостоятельно;
- Своевременно реагирует на все изменения Законодательства, касающиеся документов магазина, разрешающих и регламентирующих торговлю.
- Консультируется с юристом компании, СБ, руководством по всем спорным вопросам, касающимся фискальных и административных органов.
- Сообщает руководству обо всех визитах проверяющих органов.
- В случае наложения штрафа на магазин по вине неправильного выполнения персоналом магазина своих обязанностей, управляющий магазином предоставляет объяснительную записку на имя руководства.
Решение вопросов инкассации
Управляющий магазином решает вопросы с банком по времени проведения инкассации выручки, по оплате услуг по инкассации.
8. Ведение документации магазина, составление и отправка файлов экспорта реальных операций, отчетности и документации в соответствии с установленным порядком отчетности.
- Управляющий магазином ведет и обеспечивает ведение другими работниками магазина всей установленной документации: журналов, книг, бланков и др.
- Управляющий магазином согласно утвержденному графику формирует и отправляет в офис экспорт операций расхода и инвентаризации.
- Управляющий магазином составляет или контролирует составление ежедневного отчета о продажах и еженедельного отчета основных показателей работы.
- Управляющий магазином контролирует и организует доставку в офис кассовых документов, в течение суток обеспечивает доставку оригиналов документов на поставку товаров от сторонних организаций.
9. Обеспечение установленного режима работы магазина.
- Управляющий магазином своим указанием назначает ответственных за открытие и закрытие магазина, постановку и снятие пожарно-охранной сигнализации, вневедомственной охраны. Ответственными назначаются – управляющий магазином, товаровед, старший продавец.
- Управляющий магазином составляет расписание участия ответственных в открытии, закрытии, постановке и снятии с охраны.
10. Начисление, получение и выдача заработной платы персоналу магазина.
- Управляющий магазином готовит данные, необходимые для начисления зарплаты персоналу магазина, руководствуясь действующей системой начисления заработной платы, табелем учета рабочего времени. Управляющий магазином вносит предложения по премированию сотрудников.
- Данные, необходимые для начисления зарплаты отправляются на утверждение супервайзеру.
- Начисленную бухгалтерией филиала заработную плату всех сотрудников магазина управляющий магазином получает под отчет в офисе.
- Управляющий магазином выдает зарплату сотрудникам магазина по ведомости, с обязательной подписью в ведомости каждого работника о получении начисленной суммы.
- Управляющий магазином возвращает в кассу филиала ведомость, подтверждающую получение сотрудниками заработной платы и не полученные по какой-либо причине зарплаты.
11. Контроль бесперебойной работы имеющегося торгового оборудования и программного обеспечения и организация устранения их неполадок
- Управляющий магазином проводит необходимые для бесперебойной работы «Склада» операции по проверке целостности базы, переиндексации базы, обрезания базы и перехода базы на новый месяц.
- Управляющий магазином обязан контролировать проведение в установленные сроки и с надлежащим качеством всех работ по профилактическому обслуживанию торгового оборудования и в случае выхода его из строя принимать меры к немедленному исправлению оборудования и сохранению продукции.