1. Принимать поступающую на рассмотрение Директора отдела снабжения корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
2. Вести делопроизводство, выполнять различные операции для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
3. Принимать документы и личные заявления на подпись Директора отдела снабжения;
4. Организовать проведение телефонных переговоров Директора отдела снабжения, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения содержание, передавать и принимать информацию, своевременно доводить до сведения полученную информацию;
5. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Директором отдела снабжения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;
6. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;
7. Организация служебных командировок, сдача авансовых отчетов Директора отдела снабжения .
8. Осуществление учета и контроля решений, приказов, распоряжений, ведение учета и контроля протокольных поручений вышестоящего руководства и Директора отдела снабжения (табличной форме в формате Excel).
9. Обеспечение рабочего места Директора отдела снабжения Группы KAZ Minerals необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе.
10. По указанию Директора отдела снабжения на время отсутствия выполнять функции переводчика.
11. Выполнять поручения Начальника отдела по административной поддержке сотрудников департамента.
12. Осуществление сбора материалов и информации, необходимых Начальнику отдела, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представление их руководителю.
13. Обеспечение жизнедеятельности департамента: заказ воды, кофе/чая и канцелярии по мере необходимости.
• Бакалавр;
• Опыт работы от 1 года;
• Знание русского языка, казахского (желательно), английского (advanced);
• Навыки делового общения, этики и переписки, требований по технике безопасности и охране труда, навыки в формировании отчетов;
• Знание трудового кодекса;
• Владение Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, навыки работы в СЭД Directum и ИС Oracle.