Основные должностные обязанности:

• Финансовые:
  
  • Обеспечивать получение ожидаемой за данный месяц прибыли от продажи комнат.
  • Строго придерживаться установленных текущих расходов и контролировать их.
  • Обеспечивать эффективное контролирование фонда заработной платы, посредством установления в отделе структуры гибкой рабочей силы и максимального использования почасовых работников, а также близкого сотрудничества с другими отделами Номерного фонда.
  • Участвовать в составлении годового бюджета отдела, определяя ожидаемый доход и затраты отдела, требуемое рабочее оборудование и основные средства, в соответствии с составленным ежегодным бизнес-планом.
  • Рассчитывать и обеспечивать правильность расчета по доходам от продажи комнат, и быть ответственным за наличные флоты и их оборот.
  • Быть ответственным за выдачу скидок на комнаты за день.
  • Обеспечивать точность ввода цен на комнаты и информации о гостях в систему управления собственностью отеля.
  • Следить за тем, чтобы все расхождения в отношении комнат были проверены и решены.
  • Выявлять и исправлять все ошибки.
  • Помогать обучать служащих Отдела приема и размещения, работающих с кассой, необходимым навыкам для максимально эффективного исполнения ими своих обязанностей.
• Операционные:
  
  • Способствовать эффективному управлению отделом приема и размещения, в соответствии с установленной стратегией, предоставляя учтивый, профессиональный, эффективный и гибкий сервис, следуя рабочим стандартам Холидей Инн Алматы.
  • Иметь полное представление о работе и быть способным контролировать, корректировать и демонстрировать все обязанности и задания на назначенном рабочем месте, в соответствии с установленными стандартами.
  • Распределять обязанности между подчиненными, следуя принципу многофункциональности и периодически проверять их исполнение.
  • Вместе с Отделом кадров создавать резерв квалифицированных почасовых сотрудников.
  • Составлять гибкие графики, в зависимости от уровня бизнеса.
  • Устанавливать и строго придерживаться стандартного перечня всего рабочего оборудования, запасов и товаров, а также обеспечивать достаточное оснащение отдела.
  • Проводить ежемесячную инвентаризацию всего рабочего оборудования и запасов.
  • Контролировать заказ, хранение и экономное использование всего рабочего оборудования и запасов.
  • Проводить ежедневные собрания с сотрудниками перед началом смены на предмет заполняемости отеля, прибытия/отъезда гостей, событий дня, а также на что следует обратить особое внимание.
  • Поддерживать необходимую для функционирования отдела приема и размещения взаимосвязь с другими отделами отеля.
  • Полностью понимать и знать обо всех услугах, оказываемых работниками Номерного фонда, а также быть способным во время обслуживания убедить гостя купить комнату, стоящую дороже, и предложить воспользоваться другими услугами.
  • Рассматривать вопросы гостей учтиво и эффективно и в случаях, когда невозможно найти удовлетворительное решение жалобы или проблемы гостя, докладывать о ситуации начальству и прослеживать исход дела.
  • Устанавливать хорошие взаимоотношения с гостями.
  • Гарантировать, что процедуры сбора денег строго соблюдаются, и Система продаж используется по назначению.
• Обслуживание гостей:
  
  • Обеспечивать установление хороших взаимоотношений между работниками и гостями.
  • Быть требовательным и строгим по отношению к соблюдению работниками стандартов обслуживания.
  • Следить за тем, чтобы команда, работающая в отделе, производила теплое, профессиональное и благоприятное впечатление.
• Административные:
  
  • Гарантировать, что Руководство по работе отдела подготовлено и ежегодно обновляется.
  • Ежедневно вести журнал.
  • Предоставлять на рассмотрение Директору Номерного фонда ежемесячный обзор и отчет по тренингам.
  • Составлять еженедельные графики работы, чтобы обеспечивать адекватное распределение рабочей силы для непрерывного функционирования отдела при любом уровне бизнеса.
  • Обновлять информацию на доске объявлений отдела.
  • Сообщать начальству обо всех происшествиях с гостями либо работниками.
  • Сообщать обо всех находках, а также действовать в соответствии с процедурами, и следуя политике Холидей Инн Алматы.
  • Посещать еженедельные собрания Номерного фонда и ежедневные рабочие собрания.
  • Предоставлять Отделу по поставкам подробные описания предметов, используемых на работе.