1. Организация документооборота
Осуществляет приём, регистрацию, учёт и распределение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.
Обеспечивает своевременное доведение документов до исполнителей.
Контролирует соблюдение сроков исполнения документов и поручений руководства.
Ведёт журналы регистрации (в бумажном и/или электронном виде).
2. Оформление и сопровождение документов
Оформляет служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, письма и иные организационно-распорядительные документы.
Проверяет правильность оформления документов в соответствии с требованиями стандартов и внутренних регламентов.
Формирует дела в соответствии с номенклатурой дел.
Обеспечивает корректную нумерацию, прошивку и систематизацию документов.
3. Контроль исполнения
Ведёт контроль за исполнением документов и поручений.
Оповещает исполнителей о наступлении контрольных сроков.
Формирует отчёты о состоянии исполнительской дисциплины.
Готовит справочную информацию по исполнению документов по запросу руководства.
4. Работа с электронными системами
Осуществляет работу в системах электронного документооборота (СЭД), при их наличии.
Обеспечивает актуализацию статусов документов в СЭД.
Сканирует, регистрирует и архивирует электронные копии документов.
5. Взаимодействие
Взаимодействует со структурными подразделениями по вопросам документооборота.
Обеспечивает взаимодействие с внешними организациями по вопросам переписки.
Оказывает методическую помощь работникам по вопросам оформления документов.
6. Организация архивного хранения
Организует приём дел на архивное хранение в соответствии с утверждённой номенклатурой дел.
Обеспечивает сохранность архивных документов.
Осуществляет учёт, систематизацию и размещение дел в архиве.
Обеспечивает соблюдение условий хранения архивных документов.
7. Экспертиза ценности документов
Участвует в проведении экспертизы ценности документов.
Формирует дела постоянного, временного и долговременного хранения.
Готовит документы к передаче в государственный архив (при необходимости).
8. Учёт и использование архивных документов
Ведёт описи дел архивного фонда.
Обеспечивает поиск и выдачу архивных документов по запросам структурных подразделений.
Контролирует возврат выданных архивных дел.
Ведёт учёт использования архивных документов.
9. Подготовка и оформление документов
Осуществляет переплёт, прошивку, нумерацию и оформление дел.
Проверяет комплектность дел при приёме на архивное хранение.
Оформляет архивные справки, выписки и копии документов.
10. Соблюдение требований законодательства
Обеспечивает соблюдение требований законодательства РК в сфере архивного дела.
Соблюдает правила конфиденциальности и защиты информации.
Обеспечивает сохранность документов, содержащих служебную, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.
Оформляет акты о выделении документов к уничтожению в установленном порядке.