1. Методическая и консультативная помощь работникам филиала по вопросам ведения делопроизводства и архива.
2.Осуществление контроля ведения делопроизводства работниками филиала в секторах: оформление и формирование документов на бумажном носителе, заведение дел и журналов по номенклатуре дел.
3.Прием, учет и регистрация входящей корреспонденции, ведение журнала регистрации. 4.Осуществление контроля и мониторинга исполнения протокольных поручений и контрольных документов.
5.Учет и регистрация исходящей корреспонденции, ведение журнала регистрации.
6.Учет и регистрация приказов и распоряжений по основной деятельности филиала, ведение журнала регистрации.
7.Отправка корреспонденции в сторонние организации.
8.Учет выдачи бланков строгой отчетности, ведение журнала учета.
9.Учет архивных документов.
10.Проведение экспертизы ценности архивных документов. Ведение, в случае необходимости, журнала прибытия документов. Составление учетных форм:
-Опись дел постоянного хранения;
-Опись дел по личному составу;
-Опись дел временного срока хранения (Акт на уничтожение).
11.Систематизация архивных документов.
12.Маркировка: нумерация архивохранилищ, стеллажей, полок, шкафов и.т.д. Расстановка дел на стеллажах, в случае необходимости в архивные коробки, формирование связок. Оформление топографических указателей для закрепления месторасположения архивного документа и облегчения его поиска.
13.Организация сохранности документов и соблюдение
-светового режима хранения,
-температурно-влажностного режима хранения,
-санитарно-гигиенического режима хранения.
14.Ведение журнала регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности.
15.Осуществление выдачи архивных документов во временное пользование. Ведение журнала учета выдачи документов из архива.
16.Проведение проверки наличия и состояния архивных документов.
Требования: