Мы ищем внимательного, структурного и проактивного ассистента руководителя, который возьмёт на себя организацию рабочего дня, офиса и части проектов. Работа полностью оффлайн, из офиса.
Задачи
Административная поддержка руководителя:
Ведение календаря: планирование и координация встреч, созвонов, напоминания о важных событиях (дни рождения, дедлайны, идеи, обязательства).
Организация командировок и поездок: покупка билетов, бронирование отелей и квартир в разных странах.
Денежные переводы, покупка валюты, контроль базовой финансовой рутины по поручению руководителя.
Организация офиса и процессов:
Функции офис-менеджера: порядок в офисе, закупка необходимых материалов, взаимодействие с сервисами и подрядчиками.
Наведение порядка в документах и рабочих чатах (структурирование, своевременные ответы, актуальность информации).
Организация мероприятий: корпоративы, бизнес-презентации, съёмки для проектов, помощь в логистике (в т.ч. переезд в другую страну).
Проектная и организационная работа:
Подготовка и оформление ТЗ, регламентов, инструкций и отчётов.
Контроль сроков и результатов выполнения задач по SMART: постановка задач, отслеживание прогресса, напоминания, фиксация результатов.
Работа с подрядчиками: поиск, подбор, постановка задач, контроль выполнения, сбор закрывающих документов, оплата по согласованным условиям.
Ведение таблиц с цифрами и финансовыми расчётами, базовой аналитики по проектам и бюджетам.
Участие в управлении проектными бюджетами (учёт расходов, план–факт, простая аналитика).
Маркетинг и аналитика (плюсом):
Исследование рынка, конкурентов и аудитории, формирование SWOT-анализа, подготовка аналитических отчётов, тест гипотез.
Подготовка презентаций (для встреч, питчей, внутренних обсуждений).
Подготовка материалов для Telegram и Instagram (брифы для дизайнеров, тексты, структура контента).
Требования
Опыт и навыки:
Опыт работы ассистентом руководителя, офис-менеджером, координатором проектов или аналогичной ролью от 1–2 лет.
Уверенное владение:
Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar, Meet),
Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint),
Zoom (организация и модерация созвонов),
Xmind (майндмэпы, структурирование информации),
Notion (ведения базы знаний, задач, проектов),
Figma (просмотр и базовая правка макетов, подготовка простых материалов),
ChatGPT-5 (поиск информации, формирование черновиков текстов, идей, ТЗ).
Опыт:
написания ТЗ, регламентов, отчётов;
контроля задач по SMART и работы с дедлайнами;
взаимодействия с подрядчиками (поиск, бриф, контроль, оплата);
ведения таблиц с цифрами и расчётами (в т.ч. по финансам).
Личные качества:
Высокий уровень самоорганизации и ответственности.
Аккуратность в документах и цифрах, внимательность к деталям.
Способность работать в режиме многозадачности, не теряя качество.
Готовность учиться и осваивать новые инструменты.
Доброжелательность, такт, умение выстраивать коммуникации.
Условия
Формат работы: полностью оффлайн, из офиса.
График: 5/2, полный рабочий день.
Оформление и уровень дохода — по результатам собеседования.
Возможность профессионального роста: расширение зоны ответственности, участие в развитии проектов.