Офис-регистратор выполняет следующие обязанности:
-Вести регистрацию приказов по движению обучающихся (зачисление, отчисление, перевод, восстановление), а также фиксировать историю их учебных достижений.
Определение академической разницы либо академической задолженности при переводе или восстановлении с учетом оформления соответствующих документов.
- Оформление и выдача справок об обучении, академических справок, транскриптов и других документов по запросу обучающихся.
-Регистрация и перерегистрация обучающихся на учебные дисциплины, формирование и корректировка ИУП при необходимости.
-Оформление академического отпуска в соответствии с установленным порядком.
-Организация летнего семестра, пересдача академических задолженностей, сдача академической разницы.
-Консультирование обучающихся и преподавателей по вопросам внутренней и внешней академической мобильности.
-Формирование сводных ведомостей по результатам промежуточной и итоговой аттестации. Подготовка своевременной передачи в архив.
-Оказание информационной помощи обучающимся: выдача логинов и паролей для доступа в АИС «college.smartnation.kz», техническая поддержка пользователям системы по вопросам учебного вопроса, в работе с электронными системами.
-Ведение и выдача текущего транскрипта и приложения к диплому (транскрипт), расчет проходного балла GPA.
-Осуществлять мониторинг академической успеваемости обучающихся, вести учет их результатов.
-Подготовка списка обучающихся выпускающихся курсов, претендующих на диплом с отличием.
-Контроль правильности информации в базе данных обучающегося и актуализация информационной системы ОР.
-Офис-регистратор организует процедуру выпуска: формирует списки выпускников, готовит и проверяет дипломы с приложениями, вносит данные в college.smartnation.kz, ведет учет документов и обеспечивает их архивное хранение.
-Обеспечивает корректность и актуальность данных в информационной системе, своевременно вносит изменения.
-Взаимодействует с преподавателями, кураторами и со структурными подразделениями колледжа по вопросам учебного процесса.
-Соблюдает конфиденциальность персональных данных обучающихся и работников колледжа.