Обязанности:
На время замещения декретницы 1 год, ищем офис менеджера с дополнительными обязанностями кадровика.
По поручению директора составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам писем;
Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы;
Регистрирует посетителей, входящую и исходящую корреспонденций (письма, уведомления, телефонограммы, и др.) доверенности;
Организует встречу визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, поставщиков - планирует деловые встречи, управляет переговорами с соблюдением правил делового этикета, организует или выполняет документальное оформление переговоров и их результаты.
Регулярно проверяет электронную почту;
Занимается рассылкой писем (информаций, объявлений и т.д.);
Выполняет прием и отправку информации по электронной почте, телефаксу и через курьерские службы;
Помощь специалистам Компании по оформлению, разбору/отбору, документов;
Доводит до сведения работников принятые решения директора Компании и осуществляет контроль за исполнением принятых его решений;
Копирует, сканирует документы, необходимые для работы первых руководителей Компании;
Ведет делопроизводство Компании и координирует работ по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства);
Регистрирует все договора, кроме трудовых, в журнале регистрации договоров.
Организует подготовку для проведения совещаний (организация рассылок приглашения участникам совещания, подготовка кабинета и обеспечение его необходимыми оборудованиями, канцелярскими принадлежностями и питьевой водой);
Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;
Вносит на рассмотрение директору Компании предложения по улучшению работы офиса и компании в целом.
Оформляет доверенности;
Обеспечивает водой и продуктами питания, необходимыми для кофе-брейков;
Проверяет санитарные условия работы в помещении офиса, сообщает администратору помещения о неисправностях своевременно;
Организует проверку сплит-систем на предмет определения готовности к эксплуатации;
Обеспечивает работников компании визитными карточками (бейджами), канцелярскими принадлежностями иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса;
Анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы и бюджет на канцелярские принадлежности, обеспечивает размещение заказа у поставщиков, организует заключение договоров;
Занимается приемом, учетом и хранением канцелярских принадлежностей, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей и выдает их работникам Компании по необходимости;
Организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и другое) своевременно на предмет определения готовности к эксплуатации;
Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и другое);
Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
Принимает документы, поступающие от работников, также документы на подпись директору;
Содействует в работе по отбору кадров;
Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды;
Оказывает работникам Компании помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем
Организует рабочее место для принятых на работу в Компании работников и создает условия для эффективной работы.