Обязанности администратора
Договора
1.1. Вести регистрацию договоров с присвоением регистрационных номеров (функцию выполняет только администратор).
1.2. Готовить проекты договоров по утверждённым шаблонам на основании заявок отделов.
1.3. Контролировать своевременное подписание договоров обеими сторонами.
1.4. Обеспечивать наличие и хранение оригиналов договоров в выделенной папке в офисе.
1.5. Вести электронный архив (Word и PDF) на общем диске; по запросу предоставлять копии и сведения.
Письма
2.1. Регистрировать всю входящую и исходящую корреспонденцию с присвоением номеров (только администратор).
2.2. Готовить и оформлять исходящие письма по заявкам подразделений.
2.3. Контролировать доставку исходящих писем адресатам.
2.4. Принимать входящие письма, регистрировать, передавать ответственным для исполнения.
2.5. Хранить оригиналы в папках в офисе; поддерживать электронные версии (Word, PDF) на диске.
Коммерческие предложения
3.1. Регистрировать КП с присвоением номеров (только администратор).
3.2. Составлять КП по заявкам подразделений.
3.3. Хранить оригиналы в офисных папках и электронные версии (Word, PDF) на диске.
Канцтовары, визитки и продукты в офис
4.1. Принимать заявки от отделов, организовывать закуп и доставку.
4.2. Контролировать наличие, учёт и сохранность запасов.
Корочки по ТБ (удостоверения)
5.1. Принимать заявки от отделов и подавать запросы на оформление удостоверений.
5.2. Хранить протоколы в папке, электронные копии (PDF) — на диске.
5.3. Выдавать удостоверения работникам под роспись, вести таблицу учёта/регистрации.
5.4. Контролировать сроки действия, заблаговременно уведомлять о истечении; при необходимости организовывать продление/обновление.
Запросы по поиску
6.1. По заявкам отделов осуществлять поиск товаров, услуг и специалистов.
6.2. Фиксировать и сохранять контакты, номера телефонов и прочие данные для дальнейшего использования.
6.3. Формировать и поддерживать базу поставщиков/подрядчиков.
Документация по имуществу компании
7.1. Обеспечивать сохранность оригиналов документов на имущество (техника, оборудование и др.).
7.2. Формировать папки с оригиналами и поддерживать электронные копии (Word/PDF) на общем диске.
7.3. Следить за актуальностью документов; при необходимости инициировать обновление.
Отдел кадров (по поручению)
8.1. Подготавливать, заполнять и печатать кадровые документы по поручению Руководства.
8.2. Обеспечивать правильное оформление, регистрацию и хранение в папках офиса и на диске.
8.3. Своевременно предоставлять документы по запросу.
Проекты и организационные задачи
9.1. Организовывать и сопровождать проекты (заказ обедов, отправка/доставка документов и др.).
9.2. Вести учёт и фиксацию результатов алкотестов в установленном порядке.
9.3. Оказывать помощь другим отделам в рамках текущих задач.
Общие положения работы
10.1. Выполнять дополнительные задания Руководства (в том числе оперативные и разовые).
10.2. Быть готовым при необходимости работать по выходным/в нерабочее время (по согласованию, в основном онлайн).
10.3. Аккуратно работать с шаблонами документов и внутренними реестрами.
Требования: