Должностные обязанности:
1. Принимать, осуществлять первичную обработку входящей корреспонденции и направлять её в канцелярию;
2. Осуществлять подготовку входящих документов для рассмотрения первым руководителем;
3. Проверять правильность оформления документов, наличие отметок об их исполнении, редактировать их и формировать дела для последующего хранения;
4. Организовывать доставку документов исполнителям;
5. Обеспечивать документирование и ведение деятельности совещательных органов Товарищества;
6. Вести информационно-справочную работу;
7. Осуществлять первичную обработку, оформление и направление исходящей корреспонденции;
8. Осуществлять контроль исполнения документов и соблюдения сроков их рассмотрения структурными подразделениями;
9. Обеспечивать сохранность и защиту документов в приемной;
10. Организовывать работу приемной и выполнять функции секретаря первого руководителя;
11. Готовить проекты документов по указанию первого руководителя;
12. Обеспечивать рабочее место первого руководителя необходимыми материально-техническими средствами, оргтехникой и канцелярскими принадлежностями;
13. Организовывать телефонные и личные переговоры первого руководителя, принимать и передавать информацию по каналам связи, своевременно доводить её до сведения первого руководителя;
14. Организовывать и подготавливать заседания и совещания, проводимые первым руководителем (сбор материалов, оповещение участников, регистрация, ведение и оформление протоколов);
15. Организовывать командировки первого руководителя, включая бронирование авиабилетов, гостиниц и решение сопутствующих вопросов
Образование:
Высшее, техническое, послесреднее (среднее специальное, среднее профессиональное); Профиль: Экономическое, техническое, юридическое, гуманитарное
Навыки:
1. Уметь аналитически мыслить;
2. Организовать работу на закрепленном участке;
3. Анализировать проблемы, уметь искать пути их разрешения;
4. Грамотно планировать;
5. Уделять достаточно внимания мелким нюансам и важным деталям;
6. Правильно расставлять приоритеты;
7. Уметь работать с большим количеством документов;
8. Уметь выделять первостепенные задачи;
9. Обладать навыками работы с контролирующими органами;
10. Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
11. Применять информационно-коммуникационные технологии для работы с документами.
Дополнительно:
• Наличие профессиональной сертификации в области управления документирования, архивирования (например, сертификатов по профилю деятельности CIPD/SHRM/SPHR и др.)
Знания языков:
Свободное владение казахским, русским, желательно английским.
Подробнее о вакансии