Функциональные обязанности:
1. Ежедневный мониторинг продаж и выполнения задач с рассылкой отчёта супервайзерам: Ежедневно утром собирать данные о продажах предыдущего дня по каналу МТ (из 1С). Рассчитывать % выполнения плана продаж (дневной / накопительный с начала месяца). Расчет выполнения задач супервайзеров, торговых представителей, мерчендайзеров, (аудиты точек, визиты, размещение POSM, ввод новинок, индивидуальные задачи и т.д.). При необходимости — готовить срочные служебные записки или корректировки по низким продажам (например, на возврат / промо).
2. Документооборот по просроченной и возвратной продукции (самый объёмный блок): Подготовка служебных записок на списание/утилизацию/возврат продукции. Сбор и координация подписей: бухгалтерия (закрытие ЭСФ), заведующий складом, логист, руководитель (при необходимости). Контроль сроков прохождения документов по просрочке и возвратам. Распределение подписанных документов: передача копий супервайзерам, мерчендайзерам, торговым представителям. Ведение реестра по всем просрочкам: дата, ТТ, сумма, статус, причина. Мониторинг и напоминания о срочных случаях (чтобы избежать штрафов или блокировок ЭСФ).
3. Оформление и ввод новых торговых точек: Приём заполненных бланков анкет/заявок на новые ТТ от супервайзеров. Проверка и корректировка данных: реквизиты, адрес, контакты, категория аптеки, фото точки (если требуется). Подготовка полного пакета документов для юридического отдела и отдела доставки. Координация проверки юристами (договоры, риски). Внесение новой ТТ в общую базу компании (1С и XCRM). Уведомление супервайзера о статусе ввода точки (в работе / одобрено / отклонено). Ведение реестра новых ТТ: дата подачи, статус, ответственный.
4. Работа с договорными документами: Распечатка типовых договоров поставки / доп. соглашений/ ежемесячные маркетинговые договора. Заполнение реквизитов контрагента (аптеки) на основании анкеты/бланка. Сбор виз и подписей: бухгалтерия (проверка задолженности), директор / уполномоченное лицо. Передача подписанных оригиналов супервайзеру / курьеру для вручения в точку. Сканирование и архивация подписанных договоров (электронный архив + бумажный). Контроль сроков действия договоров, напоминания о продлении / актуализации.
5. Взаимодействие с бухгалтерией и отделом учёта: Подготовка и корректировка актов сверки взаиморасчётов по ТТ (ежемесячно / по запросу). Обработка возвратных накладных: сбор от мерчендайзеров, торговых представителей, проверка, передача в бухгалтерию. Подготовка срочных служебных записок на корректировку накладных (ошибки в количестве, цене, номенклатуре). Контроль прохождения корректировок и уведомление супервайзера о закрытии. Помощь в сборе первичных документов для отчётности по каналу (по запросу бухгалтерии).
6. Административная и организационная поддержка: Ведение общего реестра торговых точек канала (обновление статусов, контактов, категорий). Подготовка еженедельных/ежемесячных отчётов по документообороту (для супервайзеров и руководства). Контроль сроков и напоминания супервайзерам о необходимости предоставить документы. Координация с отделом доставки: передача пакетов документов, контроль отгрузок по новым ТТ. Работа с входящей/исходящей корреспонденцией. Подготовка шаблонов документов, инструкций, чек-листов для упрощения процессов.
7. Дополнительные / вспомогательные задачи (по мере необходимости): Мониторинг задолженностей точек (по данным бухгалтерии) и уведомление супервайзеров. Помощь в подготовке презентаций / отчётов по каналу для еженедельных WOR встреч с Партнерами. Организация встреч / звонков супервайзеров с бухгалтерией / юристами (если требуется). Контроль наличия канцелярии / расходников для полевых сотрудников (если супервайзеры запрашивают). Архивация и систематизация всех документов канала МТ.