Персональный ассистент руководителя (Executive Assistant)

Основные обязанности

1. Административное сопровождение руководителя

• Полное административное сопровождение деятельности руководителя.
• Планирование и координация рабочего графика, встреч, переговоров и мероприятий.
• Контроль исполнения поручений руководителя.
• Организация внутренних и внешних коммуникаций.
• Подготовка деловой переписки, документов и организационных материалов.
• Фильтрация звонков, электронных писем и сообщений.
• Оформление, проверка и архивирование договоров.

2. Организация деловых и личных поездок

• Полная организация внутренних и международных командировок руководителя и членов его семьи.
• Подбор и бронирование авиабилетов, гостиниц, трансферов и VIP-сервисов.
• Организация встреч и сопровождения.
• Контроль изменений маршрутов, переносов и отмен рейсов.
• Оперативное решение вопросов, возникающих во время поездок.

3. Паспортно-визовое сопровождение

• Контроль сроков действия паспортов, удостоверений личности, виз и иных документов.
• Подготовка документов для оформления виз.
• Взаимодействие с консульствами, визовыми центрами и государственными органами.
• Оформление страховых полисов и иных документов для зарубежных поездок.

4. Координация транспортной логистики

• Координация работы водителей.
• Планирование маршрутов.
• Организация служебных и личных поездок.
• Контроль транспортной логистики.

5. Решение нестандартных ситуаций

• Оперативное решение организационных вопросов в Казахстане и за рубежом.
• Взаимодействие с авиакомпаниями, аэропортами, гостиницами, транспортными, курьерскими и сервисными организациями, консульствами.
• Организация поиска, возврата и восстановления утраченных вещей, документов и багажа.
• Срочная корректировка маршрутов и бронирований при изменении обстоятельств.
  
  6. Другие обязанности
• Решение частных просьб руководителя.
• Взаимодействие с персоналом/водители, домбработницы.
• Контроль исполнения поручений руководителя.
• Защита конфиденциальной информации.

Требования к кандидату

• Высшее образование.
• Опыт работы персональным ассистентом руководителя (Executive Assistant) не менее 3 лет.
• Свободное владение английским языком (письменный и разговорный).
• Опыт организации международных командировок.
• Навыки взаимодействия с государственными органами, консульствами и визовыми центрами.
• Высокий уровень организованности, ответственности и самостоятельности.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Безупречная репутация, соблюдение конфиденциальности.
• Стрессоустойчивость.
• Готовность к ненормированному рабочему дню.

Режим работы

Ненормированный рабочий день.

Работа предполагает высокую степень ответственности, готовность к оперативному решению срочных вопросов и выполнению поручений вне стандартного рабочего времени, включая вечернее время, выходные, праздничные дни, период отпусков и зарубежных поездок.