Обязанности:
Работа заместителя:
Организация и обеспечение рабочих мероприятий:
• подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия руководителя, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;
• организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта и т.д.).
Тайм-менеджмент на предприятии:
• составление и планирование графика руководителя– договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;
• фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.
Ведение документации, коммерческих договоров:
• работа с почтой
• работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги
Поддержание деловых контактов:
• отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;
• ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.
Работа офис-менеджера:
• следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;
• поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.
Требования к кандидату:
• навыки менеджера по работе с поставщиками, кризис-менеджера, офис-менеджера
• умение организовать и провести переговорный процесс;
• доброжелателен, тактичен, обладает хорошим вкусом;
• знает сферу своей ответственности и умеет держаться в её рамках, с одной стороны, не перекладывает решение вопросов, находящихся в его компетенции, на плечи руководства, понимает, где заканчивается эта сфера, и не решает принципиальные вопросы за спиной руководства;
умеет оперативно и самостоятельно принимать правильные решения.
Условия: