Обеспечивает рабочие места членов Правления необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе Правления.
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых членами Правления Общества и иными руководителями подразделений Общества (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня). Ведение и оформление протоколов совещаний и заседаний.
Принимает поступающую на рассмотрение руководства корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Принимает документы и личные заявления на подпись руководства Общества.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителям на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководства.
По поручению руководства составляет письма, запросы, иные документы, готовит ответы авторам писем.
Осуществляет контроль за исполнением работниками Общества изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководства Общества, взятых на контроль.
Осуществляет прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются.
Организация встречи посетителей и гостей Общества.
Подача горячих и холодных напитков, закусок для руководства и гостей Общества.
Осуществляет закуп продуктов/товаров для кофе-брейков.
Совместно с сотрудниками административного отдела организует транспортное и фуршетное обслуживание официальных мероприятий, встреч, переговоров, выставок и других протокольных мероприятий.
Организация командировок руководства и сотрудников общества (заказ, покупка авиабилетов, бронирование гостиниц, и составляет командировочные удостоверения).
Бронирование гостиниц, встреча, размещение, организация транспорта для приезжающих гостей.
Организация аренды жилья для руководства Общества.
Вносит данные в систему электронного документооборота, передает документы на рассмотрение.
Выполняет копировально-множительные работы.
По мере необходимости переводит тексты с казахского на русский, с русского на казахский.
Организовывает проведение телефонных переговоров членов правления, записывает при их отсутствии полученную информацию и доводит до их сведения их содержание, передает и принимает информацию по информационно-техническим устройствам (электронной почте, мессенджеру и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до их сведения информацию, полученную по каналам связи.
Подготовка презентационных материалов, наглядных пособий, справочных и информационных материалов для руководства.
Оказание помощи в планировании рабочего времени руководства, ведение календаря встреч, совещаний и деловых поездок.
Оперативная координация работы между подразделениями по вопросам, касающимся деятельности руководства.
Требования:Опыт работы 1- 3 года
Грамотная устная письменная речь
владение государственным казахским и русским языками
Навыки делопроизводства
Составление протоколов, писем