Специалист по документообороту

Document Control Specialist / Document Controller

Мы ищем ответственного и организованного специалиста по документообороту для управления проектной документацией.

Если вы хотите развиваться в сфере документооборота, работать с крупными проектами и быть частью динамичной команды — мы ждем ваше резюме!

Обязанности:

Управление документацией:

• Прием, систематизация, распространение и архивирование проектной документации, включая технические чертежи, контракты, отчеты и другие документы.
• Обеспечение точности, полноты и актуальности документов, контроль их классификации и хранения согласно установленным стандартам и процедурам компании.

Контроль версий и распределение документов:

• Организация распределения и перемещения документов, обеспечение своевременного получения актуальных версий всеми заинтересованными сторонами.
• Отслеживание изменений и обновлений в документации, предотвращение использования устаревших версий.

Учет и отслеживание документации:

• Ведение учета приема, выдачи и подписания документов, контроль за изменениями статуса документации.
• Регулярная проверка полноты и актуальности документов.

Обеспечение безопасности и конфиденциальности:

• Обеспечение надежного хранения и резервного копирования документации, соблюдение требований конфиденциальности.
• Контроль доступа к конфиденциальным документам в соответствии с внутренними правилами.

Поддержка аудиторов и проверок:

• Подготовка документации для внутренних и внешних аудитов.
• Содействие в проведении проверок и регулярное участие в оптимизации процессов управления документацией с целью соответствия стандартам качества.

Поддержка проектной команды:

• Оказание помощи проектной команде в ежедневной работе с документацией, обеспечение точности и своевременности информации.
• Координация и поддержка документооборота на всех этапах реализации проектов.

Требования:

Образование:

• Среднее специальное или высшее образование.
• Преимущественно специальности в области управления проектами, документооборота, административного управления или смежных областях.

Опыт работы:

• Опыт работы в области документооборота или архивного дела от 1 до 3 лет.
• Опыт работы в инженерной, строительной или производственной сфере является преимуществом.

Необходимые навыки:

• Уверенное владение системами электронного документооборота (EDMS и аналогичные).
• Отличное знание программ Microsoft Office, особенно Word, Excel и PowerPoint.
• Хорошие коммуникативные навыки, способность эффективно взаимодействовать с различными командами и отделами.
• Внимательность к деталям, способность работать с большим объемом информации и управлять несколькими задачами одновременно.
• Знание английского языка на уровне не ниже B2 (для чтения и письма).
• Понимание принципов работы с конфиденциальной информацией и опыт обеспечения безопасности документов.

Дополнительные качества:

• Способность к работе в команде и взаимодействию с менеджерами проектов, инженерами и отделом закупок.
• Знание стандартов документации в инженерных проектах, особенно в крупных и сложных проектах.

Условия:

• Работы в профессиональной и дружелюбной команде.
• Возможности для карьерного роста и профессионального развития.
• Конкурентоспособная заработная плата и полный социальный пакет.