Обязанности:
Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, письма, служебные записки в системе электронного документооборота KazDoc и на бумажном носителе;
Исполнять делопроизводство офиса, работу приемной, прием входящих звонков и управление исходящими звонками; Вести Базу жалоб и обращений по всем каналам, формировать на ежеквартальной основе отчет по обращениям и жалобам; Работа на портале www.e.otinish.kz
Отслеживать сроки исполнения поручений руководства Заказчика, своевременно информировать руководство и исполнителей о возможных нарушениях сроков, следить за документооборотом и делопроизводством компании, контролировать правильное оформление документов при загрузке в систему электронного документооборота KazDoc;
Ежеквартально, в срок не позднее 5 рабочих дней, следующих за отчетным кварталом, предоставлять в АО «Самрук-Энерго» информацию о количестве обращений, поступивших в канцелярию Заказчика;
Осуществление работы по ведению архивного дела, а именно копирование, сканирование, прошивание документов Заказчика, подлежащих архивированию;
Принятие и регистрация поступивших на хранение от структурных подразделений документов. Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступивших в архив;
В соответствии с действующими правилами шифрование единиц хранения, систематизация и размещение дел, ведение учета архивных документов, участие в разработке номенклатур дел, проверка правильности формирования и оформления при их передаче в архив;
Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
Ведение работы по созданию справочника по документам, обеспечение удобного и быстрого их поиска;
Выдача в соответствии с поступающими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, и подготовка данных для составления отчетности о работе архива;
Выполнение иных услуг в соответствии с заданием Заказчика.
Требования:
Высшее или средне-специально образование
Опыт работы в архиве и делопроизводстве
Способность разрабатывать алгоритмы реализации поставленных задач.
Умение анализировать ситуацию и выявлять проблемы. Способность нести ответственность за принятие и реализацию решений
Умение ставить амбициозные цели и достигать запланированных результатов в установленные сроки. Настойчивость и энергичность в достижении результата. Четко формулирует видение запланированного результата, критерии его достижения. Действует целенаправленно.