Обязанности администратора стоматологии

1. Встреча и обслуживание пациентов

Встреча пациентов, создание дружелюбной атмосферы.

Регистрация пациентов, оформление первичных анкет и согласий.

Информирование о порядке приёма, услугах клиники, акциях и правилах.

2. Работа с записью и расписанием

Ведение записи пациентов (телефон, WhatsApp, соцсети, сайт).

Формирование и контроль графика врачей, распределение потоков пациентов.

Напоминание о приёме, подтверждение записи, работа с повторными визитами.

3. Телефонные и онлайн-коммуникации

Приём звонков, консультация по услугам и ценам в рамках компетенции.

Ведение переписки в мессенджерах и соцсетях по стандартам клиники.

Работа с отзывами: сбор, мониторинг, передача информации руководству.

4. Документооборот и отчётность

Ведение журналов, договоров, информированных согласий.

Оформление карт пациентов в CRM/медицинской программе.

Ведение ежедневной кассовой отчётности, инкассация.

5. Финансовые операции

Приём оплаты (наличные, терминал, онлайн).

Контроль взаиморасчётов с пациентами, отслеживание задолженностей.

Выдача чеков, актов, гарантийных документов.

6. Координация работы клиники

Контроль соблюдения чистоты и порядка в зоне ресепшн и ожидания.

Взаимодействие с врачами, ассистентами, менеджерами и лабораториями.

Заказ расходных материалов для ресепшн, контроль наличия бланков.

7. Клиентский сервис и повышение лояльности

Поддержание высокого уровня сервиса и стандартов клиники.

Ведение базы пациентов, сопровождение по плану лечения (follow-up).

Работа с возражениями и конфликтными ситуациями (первичная обработка).

8. Соблюдение внутренних регламентов

Соблюдение правил клиники, медицинской этики и конфиденциальности данных.

Выполнение распоряжений руководителя.

Образование и опыт:

Среднее специальное или высшее образование

Опыт работы администратором, менеджером по работе с клиентами, в сфере медицины, сервиса или продаж — от 1 года.
(Можно указать: опыт в стоматологии — преимущество.)

Профессиональные навыки:

Грамотная устная и письменная речь, культура общения.

Уверенный пользователь ПК: Excel, Word, работа с CRM/медпрограммами (желательно).

Навыки телефонных продаж, ведения деловой переписки.

Умение работать с кассой, проведение оплат (нал/безнал/онлайн), ведение отчётности.

Личные качества:

Клиентоориентированность и доброжелательность.

Стрессоустойчивость, умение работать в многозадачности.

Ответственность, пунктуальность, аккуратность в работе с документами.

Командность + умение выстраивать уважительные отношения с врачами и пациентами.

Опрятный внешний вид, доброжелательная манера общения.

Дополнительные требования (по желанию добавить):

Владение казахским и/или английским языком — преимущество.

Навыки активных продаж и работы с возражениями.

Готовность обучаться и соблюдать стандарты сервиса клиники.

Гибкость и инициативность — предложение улучшений приветствуется.