Организация работы офиса:
Обеспечение бесперебойного функционирования офиса.
Контроль за порядком, состоянием техники, мебели, расходных материалов.
Ведение учета и заказ канцелярских и хозяйственных товаров.
Административная поддержка:
Прием и распределение входящих звонков, корреспонденции и электронной почты.
Встреча посетителей, организация приема гостей.
Подготовка и оформление служебных документов, писем.
Внесение сотрудников в базу заказчика,конролировать пропуска.
Координация персонала:
Организация командировок (билеты, проживание, документы).
Помощь руководителю и сотрудникам в решении организационных вопросов.
Документооборот:
Ведение внутреннего и исходящего документооборота.
Регистрация, хранение и передача документов в архив.
Контроль сроков исполнения поручений и документов.
Взаимодействие с внешними организациями:
Работа с поставщиками услуг (клининг, курьеры, доставка, сервис).
Подготовка заявок, счетов, актов, контроль оплат.
Поддержка корпоративной культуры:
Участие в организации корпоративных мероприятий.
Информационная поддержка сотрудников (объявления, рассылки).
Знание основ делопроизводства и документооборота.
Владение офисными программами (MS Word, Excel, Outlook).
Умение работать с оргтехникой (принтер, сканер, копир).
Навыки делового общения и телефонных переговоров.
Грамотная устная и письменная речь.
Личные качества:
Организованность, внимательность, пунктуальность.
Доброжелательность и умение работать с людьми.
Ответственность и исполнительность.
Стрессоустойчивость и способность работать в многозадачном режиме.
Аккуратность в работе с документами.
Образование в сфере строительства,бух и аудита,менеджмента и тд.