Обязанности администратора банкетного зала
1. Приём и консультирование клиентов
Принятие входящих звонков и заявок.
Проведение презентаций зала: показы, демонстрация оборудования, рассказ о меню и дополнительных услугах.
Консультирование по возможным пакетам обслуживания, расстановке мебели, техническому оснащению.
2. Заключение договоров и оформление документов
Подготовка и согласование коммерческого предложения.
Составление и подписание договоров с клиентами, внесение в CRM.
Контроль предоплаты, выставление счетов и актов выполненных работ.
3. Калькуляция и бюджетирование мероприятий
Расчёт стоимости банкета с учётом меню, аренды оборудования, услуг персонала.
Составление сметы, контроль её исполнения и возможных доплат.
4. Планирование и координация работы персонала
Составление графика официантов, барменов, техничек и вспомогательного персонала.
Проведение инструктажей перед каждым мероприятием (этикет, стандарты сервиса, безопасность).
Распределение обязанностей в день банкета, контроль соблюдения норм обслуживания.
5. Взаимодействие с кухней и поставщиками
Согласование меню с шеф-поваром и кухонным персоналом.
Организация доставки и размещения продуктов, расходных материалов и украшений.
Контроль качества и своевременности поставок.
6. Подготовка зала и техническое сопровождение
Проверка исправности света, звука, мультимедийного оборудования, микрофонов.
Контроль температурного режима, вентиляции и порядка в помещениях.
Организация расстановки мебели и декоративного оформления согласно задачам.
7. Встреча и сопровождение гостей
Координация размещения гостей, помощь с гардеробом.
Взаимодействие с ведущим, музыкантами, фотографами, декораторами.
Решение оперативных вопросов и разрешение конфликтных ситуаций.
8. Контроль качества обслуживания
Мониторинг скорости подачи блюд, удовлетворённости гостей, соблюдения стандартов.
Получение и анализ отзывов клиентов после мероприятия.
9. Инвентаризация и учёт имущества
Учёт скатертей, посуды, стекла, столовых приборов и декора.
Своевременный заказ или ремонт отсутствующих/повреждённых позиций.
10. Кассовая дисциплина и отчётность
Приём наличных и безналичных платежей, оформление чеков.
Подготовка ежедневного отчёта о выручке и расходах, передача в бухгалтерию.
11. Управление рисками и безопасность
Обеспечение пожарной безопасности, знание плана эвакуации.
Контроль соблюдения санитарных норм и требований Роспотребнадзора.
12. Маркетинг и развитие
Сбор базы постоянных клиентов, организация рассылок и специальных предложений.
Участие в фотосессиях и съёмках для продвижения зала в социальных сетях.
Анализ конкурентного окружения и предложений на рынке.
13. Обратная связь и улучшение процессов
Проведение послепроцессных встреч с ключевыми сотрудниками для выявления «узких мест».
Внедрение корректировок в регламенты и стандарты обслуживания.
14. Административные задачи
Ведение служебной переписки, отчётность перед руководством.
Организация закупок канцтоваров и хозяйственных принадлежностей для персонала.
15. Личный профессиональный рост
Обучение сотрудников этикету, стандартам сервиса, новым IT-решениям (CRM, онлайн-заказы).
Самообучение и повышение квалификации (семинары, тренинги, отраслевые конференции).