Персональный ассистент Руководителя школы будет оказывать административную, организационную, коммуникационную поддержку, а также обеспечивать письменный и устный перевод для Руководителя (Head) Charterhouse Almaty.
Это роль высокого доверия в самом сердце руководства школы. Сотрудник будет обеспечивать бесперебойную работу офиса Руководителя, управлять коммуникациями и расписанием, содействовать в организации ключевых внутренних и внешних мероприятий, а также обеспечивать профессиональное, деликатное и культурно чувствительное взаимодействие с родителями, сотрудниками, представителями Charterhouse UK, операторами школы, государственными органами, VIP-гостями и внешними партнёрами.
Поскольку Charterhouse Almaty находится на этапе основания, сотрудник должен быть готов работать гибко, проявлять инициативу и поддерживать широкий круг задач, связанных с успешным открытием и развитием школы.
Ключевые обязанности:
Административная поддержка и управление офисом:
- Проактивно управлять расписанием, встречами, перепиской и организацией поездок Руководителя.
- Выступать первой точкой контакта для Руководителя, профессионально и дипломатично фильтруя обращения и запросы.
- Готовить брифинги, повестки и справочные материалы перед встречами и мероприятиями.
- Организовывать и вести протоколы ключевых совещаний руководства, отслеживать поручения и обеспечивать их выполнение.
- Поддерживать взаимодействие Руководителя с Попечительским советом, родителями, Charterhouse UK, операторами школы и внешними контактами.
- Поддерживать эффективную, организованную и профессиональную работу офиса Руководителя.
- Обрабатывать конфиденциальные и срочные вопросы с полной сдержанностью.
Письменный и устный перевод:
- Обеспечивать перевод на встречах и мероприятиях с участием казахо, русско и англоязычных участников.
- Переводить официальные и неофициальные письменные материалы между английским, казахским и русским языками, включая письма родителям, школьные публикации, речи, презентации, государственную переписку и официальную корреспонденцию.
- Помогать Руководителю в подготовке к публичным выступлениям, интервью и мероприятиям, обеспечивая деликатную и точную адаптацию ключевых сообщений для казахстанской и международной аудитории.
- Сохранять нюансы, сдержанность и культурную чувствительность при переводе деликатных вопросов.
- Обеспечивать точное и безупречное представление письменных и устных коммуникаций Руководителя.
Коммуникации и публичное взаимодействие:
- Содействовать подготовке и доработке речей, брифингов, отчётов и публичных коммуникаций.
- Сопровождать Руководителя на ключевых внутренних и внешних мероприятиях, помогая с гостеприимством, представлением участников, переводом, ведением записей и последующими действиями.
- Управлять последующей коммуникацией после мероприятий, встреч или выступлений в СМИ.
- Взаимодействовать с командами маркетинга и приёмной комиссии для обеспечения единообразия тона и посылов от офиса Руководителя.
- Способствовать тому, чтобы вся коммуникация от офиса Руководителя отражала стандарты, теплоту и профессионализм Charterhouse Almaty.
- Взаимодействие с родителями, сотрудниками и внешними заинтересованными сторонами:
- Выступать вежливым, профессиональным и культурно чувствительным связующим звеном между Руководителем и родителями.
- Содействовать деликатному и тактичному урегулированию чувствительных вопросов с родителями.
- Поддерживать Руководителя в создании уважительной, тёплой и доверительной атмосферы.
- Координировать коммуникации и обновления от Руководителя для сотрудников, родителей и других заинтересованных сторон по мере необходимости.
- Выстраивать позитивные рабочие отношения с коллегами по школе и внешними партнёрами
Поддержка проектов:
- Помогать отслеживать и продвигать стратегические проекты, возглавляемые Руководителем.
- Контролировать сроки, задачи и дальнейшие действия для обеспечения прогресса.
- Взаимодействовать с внутренними подразделениями для получения информации, обратной связи или вклада в инициативы Руководителя.
- Готовить презентационные материалы, брифинги и сводные документы по мере необходимости.
- Поддерживать ключевые приоритеты этапа основания школы, включая подготовку к открытию, аккредитационные визиты, крупные мероприятия и взаимодействие с заинтересованными сторонами.
Общие обязанности:
- Периодически работать по вечерам и в выходные дни в периоды пиковых школьных мероприятий и сроков, включая мероприятия по приёму, встречи с родителями, аккредитационные визиты и крупные публичные события.
- Разделять ценности Charterhouse: Доброта, Настойчивость, Ответственность, Моральное мужество и Открытость мышления.
- Демонстрировать профессионализм, сдержанность, теплоту и культурную чувствительность во взаимодействии со всеми.
- Выполнять иные разумные поручения по запросу Руководителя в поддержку развития школы.
Требования к кандидату:
Обязательные:
- Высшее образование.
- Свободное владение английским, казахским и русским языками — устно и письменно.
- Опыт письменного и устного перевода.
- Отличное знание орфографии, грамматики и пунктуации на английском, казахском и русском языках.
- Отличные навыки письменной и устной коммуникации.
- Сильные навыки межличностного общения и выстраивания отношений.
- Умение деликатно работать с чувствительными и конфиденциальными вопросами.
- Отличные навыки управления офисом.
- Быстрая и точная печать, ведение записей.
- Умение управлять расписанием, встречами, перепиской, мероприятиями, логистикой и сложным графиком на уровне руководства.
- Уверенное владение компьютером, высокая цифровая грамотность и понимание вопросов интернет-безопасности.
- Владение пакетом Office 365, включая Word, Outlook, Excel, Teams, OneDrive и SharePoint.
- Уверенное использование цифровых инструментов для совместной работы, коммуникации и координации проектов.
- Исключительное внимание к деталям и управление временем.
- Умение работать над несколькими задачами, самостоятельно расставлять приоритеты и работать под давлением, сохраняя стабильно высокое качество.
- Высокий уровень инициативности, честности и здравого смысла.
- Абсолютная сдержанность и лояльность.
- Тёплая, безупречная и профессиональная манера общения.
- Эмоциональный интеллект, здравое суждение и спокойствие в стрессовых ситуациях.
- Стрессоустойчивость, скромность и чувство юмора.
- Глубокое понимание казахстанских и британских профессиональных и социальных норм.
- Умение уверенно и уместно действовать в формальной и неформальной международной обстановке.
Желательные:
- Диплом вуза, где английский является основным языком обучения.
- Опыт подготовки или перевода письменных брифингов, речей или публичных материалов.
- Опыт составления корреспонденции высокого уровня или контента от имени высшего руководства.
- Опыт редактирования или написания речей, писем, статей или иного публичного контента.
- Опыт работы непосредственно с CEO, руководителем школы, директором или иным высокопоставленным лицом.
- Опыт поддержки высшего руководства в сфере образования, дипломатии, государственного управления, корпоративной или международной среде.
- Опыт управления внутренними платформами, базами данных или CRM-системами.
- Опыт поддержки важных проектов в динамичной среде.
- Опыт работы в стартапе, на этапе основания или в быстро развивающейся организации.
- Опыт межкультурной работы с англоязычными международными коллегами.
- Опыт работы с семьями экспатриантов, международными школами, посольствами, государственными органами или многонациональными организациями.