Мы развиваем международный личный бренд собственника бизнеса, образовательные проекты, мероприятия и ретриты в сфере личностного развития, психологии, духовных практик и осознанного образа жизни.

Мы ищем сильного Executive Assistant & Operations Manager, который станет правой рукой основателя и будет обеспечивать порядок, контроль исполнения задач и эффективное взаимодействие между всеми участниками команды.

Основная цель позиции

Обеспечить бесперебойную работу всех бизнес-процессов, контролировать подрядчиков и команду, координировать проекты и освобождать основателя от операционных задач.

Обязанности:

• Управление проектами

• Контроль выполнения задач подрядчиками и сотрудниками.
• Ведение проектных планов и дедлайнов.
• Координация запусков новых продуктов, мероприятий и ретритов.
• Контроль выполнения поручений и подготовка отчетов по статусам проектов.
• Организация рабочих процессов между различными направлениями бизнеса.

• Управление подрядчиками

• Поиск и привлечение новых подрядчиков.
• Проведение первичных интервью и отбор кандидатов.
• Контроль качества работы подрядчиков.
• Постановка задач и контроль сроков исполнения.
• Сбор коммерческих предложений и проведение сравнительного анализа.

• Поддержка личного бренда

• Координация работы SMM-команды.
• Контроль производства контента для Instagram, YouTube, Telegram и других площадок.
• Контроль соблюдения контент-плана.
• Сбор аналитики по социальным сетям и маркетинговым активностям.
• Подготовка презентаций, документов и рабочих материалов.

• Организация мероприятий

• Координация онлайн и офлайн мероприятий.
• Работа с площадками, подрядчиками и поставщиками.
• Контроль бюджетов мероприятий.
• Организация логистики участников и команды.
• Контроль всех подготовительных процессов до дня проведения мероприятия.

• Административная поддержка

• Ведение календаря руководителя.
• Координация встреч и поездок.
• Подготовка протоколов встреч и контроль исполнения договоренностей.
• Работа с документами, договорами и счетами.
• Ведение деловой переписки на русском и английском языках.

• Финансы и отчетность

• Сбор данных по расходам и доходам.
• Контроль платежей подрядчикам.
• Ведение бюджетных таблиц.
• Подготовка управленческой отчетности.
• Контроль исполнения утвержденных бюджетов.
• Выполнение личных поручений

• Опыт работы Executive Assistant, Chief of Staff, Operations Manager или Project Manager от 3 лет.
• Высокий уровень самоорганизации.
• Умение одновременно вести несколько проектов.
• Сильные навыки управления задачами и контроля исполнения.
• Грамотный русский язык.
• Уверенный английский язык (не ниже Upper Intermediate).
• Продвинутый пользователь Google Workspace, Microsoft Office, Notion, Trello, Asana или аналогичных систем.
• Умение работать с большими объемами информации.
• Готовность быть на связи вне рабочее время и быстро реагировать на срочные вопросы.

Будет преимуществом

• Опыт работы с личными брендами.
• Опыт организации мероприятий и ретритов.
• Опыт управления удаленными командами.
• Понимание маркетинга и социальных сетей.
• Навыки работы с AI-инструментами (ChatGPT, Claude, Perplexity, Midjourney и др.).

Условия

Формат работы: гибридный

Полная занятость.

График: 5/2.

Основное рабочее время: с 09:00 до 18:00

Возможность редких срочных задач вне рабочего времени.

Испытательный срок: 2 месяца.

Заработная плата на испытательный срок: обсуждается по итогам собеседования.

После успешного прохождения испытательного срока — пересмотр заработной платы.

Возможность карьерного роста до Operations Manager / Chief of Staff.

Работа напрямую с основателем бизнеса и участие в принятии решений.

Международные проекты и взаимодействие с подрядчиками из разных стран.

Ожидания от кандидата

Самостоятельно организует свою работу без постоянного контроля.

Не ждёт указаний, а предлагает решения.

Умеет структурировать хаос и выстраивать процессы.

Берёт ответственность за результат, а не только за выполнение задач.

Способен быстро переключаться между несколькими проектами.

Умеет работать с конфиденциальной информацией.

Показатели успешности (KPI)

Не более 5% просроченных задач в месяц.

Не менее 95% задач выполняются в согласованные сроки.

Все встречи, поездки и мероприятия организованы без критических ошибок.

Все подрядчики имеют понятные задачи, сроки и контрольные точки.

Руководитель своевременно получает всю необходимую информацию для принятия решений.

Все проекты имеют актуальные планы, статусы и отчётность.