1.Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности руководителя организации
2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов
3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации
4. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
5. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
6. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу), телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
7. По поручению руководителя составляет письма, запросы, иные документы, готовит ответы авторам писем.
8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний
9. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
10. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню обеспечение руководство канцтоварами и расходными материалами.
11. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
12. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
13. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
14. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов, трансфер для сотрудников организации.
15. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
16. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
17. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
18. Ведет учет посетителей.
19. Организует общий процесс мобилизации/демобилизации иностранных и местных сотрудников на м-р Тенгиз, КПО, НКОК и др.
20. Ведет заявки на внесение персональных и контактных данных в систему ТШО, КПО и др. (White Page, CAI) и контролирует данный процесс.
21. Организует авиа и ж/д трансфер между пунктами Тенгиз-Атырау, Аксай для иностранных и местных сотрудников (Dash 8 flight, TCO Train) и по другим направлениям.
22. Организует проживание на м-р Тенгиз, КПО, НКОК для местных сотрудников при мобилизации.
23. Организует проживание на м-р Тенгизе и в городе Атырау для иностранных сотрудников.
24. Осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями при мобилизации и при демобилизации иностранных и местных сотрудников.
25. Своевременно принимает меры по отмене транспорта (Dash 8 flight, TCO Train), проживание, пере-бронирование во избежание дополнительных расходов и штрафов.
26. Своевременно информирует сотрудников об изменение расписание самолета и поезда.
27. Подготавливает отчетность о проделанной работе.
28. Осуществляет сбор, оформление, хранение текущей документации по поездкам, предоставление ее по требованию финансового отдела и/или руководства.
29. Ведет базу данных заказчиков.
(заказ авиабилетов для иностранных сотрудников).
30. Осуществляет бронирование гостиниц и автотранспорта.
31. Осуществляет подготовку отчетов о перелетах сотрудников.
32. Координирует работы по организации перевахтовок.
33 Заполняет и контролирует графики перевахтовки работников и иностранных работников.
34. Ведет переписку с иностранными сотрудниками в связи с изменениями их вахты.
35. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
36. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
37. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику пр.).
38. Выполняет служебные поручения своего непосредственного руководителя.
39. Участвует в разработке и внедрении на предприятии интегрированной системы менеджмента.
40. Своевременно информировать руководство об обнаруженных несоответствиях.
41. Выполняет предупреждающие и корректирующие мероприятия.