О вакансии
Ищем секретаря / личного ассистента руководителя, который обеспечит качественную административную поддержку: календарь, коммуникации, документы, организация встреч и командировок, а также выполнение поручений личного характера (в разумных рамках и по предварительной договоренности). Для нас важны: свободный казахский/русский/английский, высокий уровень самоорганизации, «живой ум», внимательность к деталям, конфиденциальность и презентабельный деловой внешний вид.
1) Административная поддержка руководителя
Ведение календаря руководителя: планирование дня, напоминания, согласование времени, приоритизация задач.
Организация встреч/переговоров/созвонов: согласование повестки и участников, подготовка материалов, протоколирование ключевых договоренностей.
Деловая переписка и коммуникации с партнёрами/клиентами/подрядчиками на KZ/RU/EN, фильтрация входящих обращений.
Подготовка документов (по шаблонам и стандартам компании): письма, запросы, служебные записки, приложения, справки; оформление, печать, сканирование, систематизация.
2) Делопроизводство, реестры и архив
Организация и ведение делопроизводства в соответствии с внутренними регламентами.
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции (бумажной и электронной), присвоение регистрационных номеров, распределение по ответственным.
Ведение журналов/реестров входящих и исходящих документов, актуализация статусов, контроль исполнения и сроков.
Формирование, систематизация и хранение документов: номенклатура дел, подшивка/папки, обеспечение оперативного поиска по запросу руководителя.
Создание и поддержание структурированного архива (электронного и/или бумажного): правила наименования файлов, контроль полноты, доступов, конфиденциальности и сохранности.
Подготовка документов к передаче в архив/долгосрочное хранение.
3) Организация командировок и логистики
Планирование командировок: билеты, отели, трансферы, маршруты, бронирования, согласование графика.
Подготовка сопроводительных материалов и документов по поездкам (по необходимости).
4) Офисная координация
Координация офисных задач: курьерские отправления, канцелярия, организация приема гостей, взаимодействие с сервисами и подрядчиками.
5) Поручения личного характера (по договорённости)
Организация личных вопросов: бронирования, заказы/покупки, поиск и сравнение услуг, доставка.
Координация личных задач через подрядчиков (сервис, ремонт, запись к специалистам).
Организация подарков/поздравлений/мероприятий, логистика.
Объём личных поручений и границы задач фиксируются на старте сотрудничества, чтобы формат был прозрачным и комфортным.
Языки: казахский, английский - разговорный уровень, русский — свободно (устно и письменно).
Опыт работы секретарём/ассистентом руководителя/офис-менеджером/PA — желательно от 1 года.
Практический опыт делопроизводства: регистрация и учёт входящей/исходящей корреспонденции, ведение журналов/реестров, формирование архива (бумажного/электронного).
Грамотная письменная речь, умение писать деловые письма, соблюдение делового тона.
Уверенное владение ПК: Битрикс24 / MS Office, календарь, документы, таблицы, мессенджеры.
Высокая организованность, внимательность к деталям, пунктуальность, умение работать с приоритетами.
Конфиденциальность, тактичность, корректность в коммуникации (готовность подписать NDA).
Опрятный, презентабельный внешний вид, соблюдение делового дресс-кода.
Опыт работы с иностранными партнёрами и международной перепиской.
Навыки подготовки презентаций (PowerPoint / Google Slides).
Понимание базового документооборота (счета/договора/акты на уровне “собрать/проверить/согласовать”).
Работа напрямую с руководителем, высокая вовлеченность в управленческие процессы.
Офис в Алматы, график 5/2 (стандартный рабочий день; эпизодически — связь вне графика по срочным вопросам, по договорённости).
Оформление: официальное трудоустройство (испытательный срок 1–3 месяца).
Стабильная оплата: фикс + бонус по результатам (обсуждается).
Компенсации по рабочим задачам: корпоративная связь/такси/расходы по поручениям — по правилам компании.
Перспектива роста до Executive Assistant / Office Manager / Project Coordinator.