Административная поддержка офиса:
Ведение документооборота (регистрация, распределение, сканирование).
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией.
Заказ канцелярии, воды, хозяйственных и офисных товаров.
Взаимодействие с поставщиками и контроль сроков поставок.
Организация работы офиса:
Поддержание порядка в общих зонах, контроль работы клининга.
Подготовка переговорных к встречам и совещаниям.
Контроль исправности офисной техники, организация сервисного обслуживания.
Встреча гостей и сотрудников:
Работа на ресепшн, встреча посетителей.
Оформление пропусков, сопровождение гостей.
Помощь новым сотрудникам: рабочие места, офисные правила.
Координация внутренних процессов:
Бронирование переговорных и ведение офисных календарей.
Организация доставки, курьерских услуг, внутренних запросов.
Взаимодействие с арендодателем, IT-службой, безопасностью, бухгалтерией.
Финансово-операционная часть:
Работа с первичными документами, подготовка счетов.
Сбор закрывающих документов, передача в бухгалтерию.
Контроль оплат внешним подрядчикам.
Организация корпоративной жизни:
Подготовка внутренних мероприятий: дни рождения, праздники.
Заказ сувенирной продукции, подарков.
Поддержание позитивной атмосферы в офисе.
Требования:
Образование и опыт:
Среднее специальное или высшее образование.
Опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником — от 1 года (желательно).
Будет преимуществом опыт взаимодействия с поставщиками и работы с первичной документацией.
Навыки и компетенции:
Уверенный пользователь ПК: MS Office, Google Docs, Excel.
Грамотная устная и письменная речь.
Навыки делового общения и клиентского сервиса.
Умение работать одновременно с несколькими задачами.
Аккуратность, внимательность к деталям, пунктуальность.
Личные качества:
Доброжелательность и развитые коммуникативные навыки.
Организованность, ответственность, способность доводить задачи до результата.
Способность сохранять спокойствие в быстро меняющейся среде.
Исполнительность и позитивный настрой.
Условия:
Комфортный современный офис, где приятно работать и проводить время.
Стабильная заработная плата и своевременные выплаты.
График 5/2, рабочий день с 9:00 до 18:00 — без переработок.
Официальное оформление и полностью прозрачные процессы.
Дружная команда, которая поддержит и поможет с первого дня.