Административная поддержка
Организация бесперебойной работы офиса.
Ведение делопроизводства, регистрация и хранение входящей/исходящей корреспонденции.
Подготовка служебных документов, писем, приказов, распоряжений.
Координация работы офиса
Встреча и прием посетителей, организация переговоров, деловых встреч.
Ведение телефонных переговоров, распределение звонков.
Обеспечение сотрудников всем необходимым (канцелярия, техника, бытовые товары).
Документооборот и отчетность
Контроль исполнения поручений руководителя.
Составление отчетов, ведение базы данных.
Организация архива документов.
Взаимодействие с подрядчиками и внешними организациями
Заключение и сопровождение договоров с сервисными компаниями (уборка, курьеры, связь, интернет, доставка и др.).
Взаимодействие с государственными органами (по доверенности).
Кадрово-организационная поддержка
Помощь в организации командировок (билеты, гостиницы).
Подготовка мероприятий для сотрудников (корпоративы, тренинги).
Участие в адаптации новых сотрудников (оформление рабочего места).
Финансово-хозяйственные функции
Контроль хозяйственных расходов офиса.
Ведение кассовых документов (при необходимости).
Контроль за исправностью офисной техники.
Образование и опыт:
Среднее специальное или высшее образование (предпочтительно в области менеджмента, лингвистики, администрирования, экономики).
Опыт работы на аналогичной должности от 1 года (желательно).
Знания и навыки:
Владение компьютером и офисными программами (MS Office, Excel, Outlook, Google Workspace).
Навыки ведения документооборота и деловой переписки.
Грамотная устная и письменная речь (русский язык обязательно, английский — преимущество).
Организаторские способности, умение планировать и расставлять приоритеты.
Навыки делового общения, умение вести переговоры.
Личные качества:
Ответственность, аккуратность, исполнительность.
Коммуникабельность и доброжелательность.
Стрессоустойчивость, многозадачность.
Внимательность к деталям, умение работать с большим объемом информации.
График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 (с перерывом на обед).
Ежегодный оплачиваемый отпуск — 20 рабочих дней.
Официальное трудоустройство в соответствии с Трудовым законодательством