- Организация и административное обеспечение офисных процессов: составление и оформление служебных записок, представлений и иных административных документов в системе электронного документооборота с доведением до статуса «готово».
- Подготовка и полное сопровождение командировок (заявка, приказ/служебное записка, бронирование билетов и проживания, визовая/пропускная поддержка, авансовые отчёты и закрывающие документы). Подготовка и проведение видеоконференций и совещаний в офисе (бронирование переговорных, техническая готовность оборудования, подключение участников, раздаточные материалы).
- Регистрация и сопровождение посетителей, организация пропускного режима совместно со службой безопасности, ведение журнала посещений. Ведение входящей/исходящей корреспонденции и курьерской доставки, распределение почты и пакетов документов между подразделениями; обеспечение офиса ресурсами (канцелярия, расходные материалы, вода, хозяйственные товары).
- Координация хозяйственных и инфраструктурных вопросов (заявки на ремонт и обслуживание, клининг, взаимодействие с арендодателем и обслуживающими организациями).
- Ведение реестров и баз данных по командировкам, посетителям, пропускам, ключам, материальным ценностям и заявкам, обеспечение актуальности и корректности записей; подготовка справок, брифов и сводных отчётов по административной деятельности для руководства, формирование шаблонов документов и поддержание единого стиля деловой переписки.
- Оперативное взаимодействие с внутренними подразделениями и внешними контрагентами, обеспечение бесперебойной работы офиса и высокого уровня сервиса для сотрудников и посетителей.