Административные функции
Организация работы офиса: приём звонков, встреча посетителей, ведение входящей/исходящей корреспонденции.
Ведение делопроизводства и архива документов (договора, счета, накладные, доверенности и др.).
Подготовка приказов, писем, служебных записок, протоколов совещаний.
Контроль за состоянием офиса: снабжение канцелярией, хозяйственными товарами, кофе/водой. Поддержка руководства и сотрудников
Планирование и организация встреч, совещаний, командировок (бронирование билетов, гостиниц).
Согласование календаря руководителя, напоминания о важных сроках.
Подготовка презентаций, отчётов и информационных материалов. Логистика и закупки
Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками (в том числе зарубежными).
Контроль заявок от сотрудников, заказ товаров и услуг.
Подготовка сопроводительных документов для грузов (счета, инвойсы, упаковочные листы).
Сопровождение ВЭД-операций: первичная проверка ТН ВЭД кодов, отслеживание доставки, взаимодействие с брокерами и транспортными компаниями. Финансово-учётная поддержка
Сбор и систематизация документов для бухгалтера/финансового отдела.
Контроль оплат и дебиторской задолженности по контрагентам (ведение таблиц, напоминание о сроках).
Дополнительно для специфики Di ART
Поддержка документооборота по тендерам и заявкам от промышленных предприятий.
Переписка с иностранными партнёрами на английском языке (инвойсы, запросы, письма).
Подготовка коммерческих предложений и прайс-листов.
Высшее образование (предпочтительно: экономика, управление, делопроизводство).
Дополнительные курсы по документообороту, офисным программам, логистике или бухгалтерии будут преимуществом.
Профессиональные навыки
Уверенное владение ПК: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook, работа с офисной техникой.
Навыки ведения документооборота, деловой переписки (в том числе на английском языке).
Базовое понимание бухгалтерских документов (счета, акты, накладные).
Желательно знание основ ВЭД (товарные накладные, инвойсы, коды ТН ВЭД, логистика).
Опыт работы с тендерной документацией и подготовкой коммерческих предложений будет плюсом.
Личностные качества
Организованность и внимательность к деталям.
Ответственность и исполнительность.
Коммуникабельность, умение вести переговоры и переписку.
Умение работать в режиме многозадачности и соблюдать сроки.
Готовность к обучению и развитию.
Опыт работы
Опыт работы на позиции офис-менеджера, администратора, помощника руководителя или секретаря от 1 года (желательно в сфере В2B или дистрибуции).
Опыт взаимодействия с зарубежными партнёрами будет преимуществом.
Языки
Русский язык — свободное владение (устно и письменно).
Английский язык — уровень не ниже Intermediate (для деловой переписки и работы с документами).
Знание казахского языка приветствуется.
Условия:
Формат занятости: полная занятость, пятидневная рабочая неделя (понедельник–пятница).
График работы: 08:00 – 17:00, перерыв на обед 1 час.
Место работы: офис ТОО «Di ART» (г. Усть-Каменогорск).
Оплата труда: конкурентная заработная плата (обсуждается на собеседовании, зависит от опыта и квалификации).
Испытательный срок: 3 месяца.
Социальный пакет: оформление по ТК РК, оплачиваемый отпуск и больничный.
Перспективы: возможность карьерного роста и обучения
Атмосфера: дружная команда, поддержка со стороны руководства, развитие в компании, которая работает с международными партнёрами.