Что вы будете делать
Организовывать и поддерживать полный документооборот департамента: регистрировать и систематизировать корреспонденцию, направлять материалы руководителю и сотрудникам.
Подготавливать необходимые документы и материалы для руководителя, помогая ему быть максимально эффективным.
Вести записи встреч и переговоров, а также организовывать звонки, совещания и личные встречи.
Обеспечивать руководителя всей актуальной информацией, даже в его отсутствие.
Готовить служебные письма, запросы и ответы по поручению руководителя.
Контролировать сроки выполнения поручений и помогать команде оставаться в фокусе.
Организовывать приём посетителей и способствовать быстрому решению вопросов сотрудников.
Работать с внутренней системой BPS: оформлять заявки, следить за их своевременной обработкой.
Вести финансовые процессы департамента: передавать документы на оплату, контролировать авансовые отчеты и расходы по корпоративной карте.
Организовывать командировки: бронировать билеты и гостиницы, оформлять визы, трансфер и документы.
Готовить документы для службы внутренней безопасности и оформлять пропуска.
Выполнять устные и письменные переводы (в том числе синхронные) по поручению руководителя.
Следить за номенклатурой дел и сдавать документы в архив.
Вести табель учета рабочего времени сотрудников и передавать данные в HR.
Собирать и консолидировать информацию для бюджета департамента.
Обеспечивать руководителя и сотрудников всем необходимым: от канцтоваров до расходных материалов.
Требования
Высшее образование.
Продвинутое владение казахским, русским и английским языками (устная и письменная речь).
Отличные навыки деловой коммуникации.
Знание принципов делопроизводства, систематизации и хранения документации.
Уверенное владение ПК и офисными приложениями (MS Word, Excel, PowerPoint).
Внимательность к деталям, ответственность, исполнительность и инициативность.