1.1. Обеспечивать подготовку и организацию работы офиса, офисного оборудования (компьютер, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин).
1.2. Организует подготовку документов, материалов, информации необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед работниками офиса.
1.3. Выполняет функции секретаря, помощника руководителя, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников офиса согласно должностной инструкции.
1.4. Осуществляет контроль за исполнением принятых решений руководства (согласно Протоколу общего собрания, планерки).
1.5. Осуществляет работу по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм), при этом соблюдая культуру речи.
1.6. Организует обеспечение офиса канцтоварами, дистиллированной водой.
1.7. Организует встречи, приемы и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров.
1.8. Организует материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, конференций, семинаров и других мероприятий.
1.9. Организует деловые переговоры руководства предприятия (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).
1.10. Ведет делопроизводство (оформление, регистрация, прохождение, хранение и извлечение документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
1.11. Организует ведение деловой корреспонденции, как внешней, так и внутренней, обеспечивает рассылку необходимых материалов.
1.12. Контролирует исполнение поручений, распоряжений, приказов руководства предприятия, в соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение.
1.13. Принимает участие на совещаниях, ведет протокол совещаний/собраний.
1.14. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
1.15. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
1.16. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя Компании.
1.17. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов, документов передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
1.18. Формирует дела в соответствии с номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
1.19. Курирует работу водителя, ведет запись в журнале выезда/заезда.
1.20. Оказывает помощь при сканировании, копировании, в отправлении (электронное) документов работникам других отделов и подразделений.
1.21. Организует работу по бронированию билетов, гостиниц, трансферов для деловых поездок и командировок сотрудников.
Требования: