1. Организация документооборота
• Приём, регистрация, учёт, систематизация входящей и исходящей корреспонденции.
• Контроль сроков исполнения документов.
• Передача документов в работу исполнителям и отслеживание их возврата.
2. Подготовка и оформление документов
• Оформление писем, приказов, распоряжений, служебных записок по стандартам.
• Проверка правильности заполнения реквизитов.
• Составление сопроводительных и пояснительных материалов.
3. Архивирование и хранение
• Формирование дел по номенклатуре.
• Подготовка документов к сдаче в архив.
• Ведение базы данных архивных документов.
4. Работа с нормативами и стандартами
• Соблюдение ГОСТов, СТ РК и внутренних регламентов по оформлению документов.
• Поддержание единых стандартов делопроизводства в компании.
5. Электронный документооборот
• Ведение и обновление электронных баз.
• Работа в системах ЭДО (например, Documentolog, 1С:Документооборот, или казахстанские СЭД).
6. Взаимодействие с подразделениями и внешними организациями
• Передача и получение документов между структурными единицами.
• Обеспечение конфиденциальности и безопасности документов.
Требования:
1.Образование
• Среднее специальное или высшее (предпочтительно — делопроизводство, архивоведение, юриспруденция, менеджмент, филология).
2. Опыт работы
• От 1 года в делопроизводстве, кадровом администрировании или работе с архивом.
• Для начинающих — допускается без опыта, но с профильным образованием и знанием базовых стандартов.
3. Знания и навыки
• Знание законодательства РК о документационном обеспечении управления (ГОСТ РК, СТ РК, приказы, инструкции).
• Владение правилами оформления, регистрации, учета и хранения документов.
• Знание правил делового письма и грамотная письменная речь.
• Навыки работы с системами электронного документооборота (СЭД) и архивного учета.
• Уверенный пользователь ПК: MS Office, Outlook, сканеры, копировальная техника.
• Понимание правил конфиденциальности и защиты персональных данных.
4. Личные качества
• Внимательность к деталям, аккуратность.
• Организованность и умение систематизировать информацию.
• Ответственность, исполнительность.
• Умение работать с большим объемом информации в сжатые сроки.
5. Языковые требования
• Владение государственным и русским языками
Условия: