Main Purpose

Осуществление или контроль всей деятельности по материально-техническому обеспечению помещений (транспортные средства, расход топлива и местная инфраструктура) в соответствии со стандартами и протоколами MSF для обеспечения оптимальных условий их работы.

Осуществление ежедневной закупочной деятельности в рамках проекта в соответствии с протоколами и стандартами MSF для обеспечения оптимального функционирования проекта.

Accountabilities

• ЗАДАЧИ ЗАКУПОК
• Осуществление ежедневной закупочной деятельности, обработка заказов (кодирование UF).
• Периодически оценивать местный рынок на предмет наилучшего соотношения цены и качества и вести переговоры о ценах, чтобы гарантировать наилучшее качество и цены на товары и услуги MSF.
• Регулярное обновление списков поставщиков и цен на товары в офисе отдела поставок и информирование менеджера по ресурсам о любой информации или изменениях в данных, т.е. ценах, адресах, имеющихся товарах.
• По просьбе непосредственного руководителя получать различные ценовые предложения от поставщиков в соответствии с политикой закупок MSF и размещать заказы на закупку у предварительно отобранных поставщиков, с которыми были согласованы цены.
• Незамедлительно запрашивать счета-фактуры или квитанции на все закупки, проверять правильность их заполнения и переводить информацию, написанную на местном языке, перед утверждением.
• Управление административными и бухгалтерскими процедурами, связанными с закупками: заполнение заказов на поставку, проверка накладных (в соответствии с заказами).

ЗАДАЧИ ЛОГИСТИКИ

• Планирование и осуществление передвижения транспортных средств в местах реализации проекта, отслеживание отдельных поездок и обеспечение соблюдения стандартных мер безопасности MSF.
• Поддержание функциональных офисных помещений и жилья MSF в адекватных условиях для работы и проживания посредством заключения субподрядных договоров с заранее определенными поставщиками услуг.
• В связи с этим периодически проводить инспекционные визиты для оценки потребностей в восстановлении объектов и докладывать непосредственному руководителю.
• Проверка качества работ, выполняемых в помещениях и на оборудовании, и информирование линейного руководства.
• Обновление инвентаризаций на основе Excel и последующее перераспределение оборудования в соответствии с потребностями пользователей.
• Подготовка заказов для своего сектора деятельности, их последующее исполнение, проверка их правильного приема и состояния.
• Участие в тренингах, связанных с его/ее профессиональным развитием, по просьбе линейного менеджера.

MSF Section/Context Specific Accountabilities

• Проведение периодических инспекционных визитов в офис Алматы и жилья для оценки потребностей в реабилитации и предоставления отчета непосредственному руководителю.
• Отслеживание потребления топлива автомобилями проекта в Алматы с помощью ежемесячных отчетов по топливу и техническому обслуживанию.
• Выполнение технического обслуживания логистического оборудования, в основном, такого как холодильная цепь, энергоснабжение, HVAC (отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха) через заранее определенных поставщиков услуг.
• Оказание помощи менеджеру по ресурсам в реализации рамочных соглашений, страхование транспортных средств.)
• Контролирует свою команду (водителей), ставя перед ними задачи и назначая вознаграждение, планируя ежегодные отпуска.
• Выполнение делегированных задач в соответствии с его/ее деятельностью и как указано в его/ее должностной инструкции.

Требования

• Образование: базовое среднее образование.

  Опыт работы Желателен опыт работы в MSF/других НПО или в соответствующих областях.