Обязанности:
- Секретарь-делопроизводитель ведет делопроизводство на предприятии;
- Принимает и передает телефонограммы, почту и другую корреспонденцию, отвечает на телефонные звонки, организует проведение телефонных переговоров генерального директора, записывает и вовремя доводит до сведения генерального директора принятые сообщения;
- Ведет протокол оперативного совещания при генеральном директоре предприятия. Получает от исполнителей необходимую информацию, вызывает по поручению генерального директора;
-Принимает документы на подпись руководителям, а также осуществляет предварительное рассмотрение (проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, представляемых на подпись, в случае неверного оформления документов возвращает на доработку исполнителю), регистрацию и отправку корреспонденции;
-Организует своевременное рассмотрение генеральным директором, финансовым директором, техническим директором предприятия входящих документов;
-Обеспечивает рабочее место необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководства;
-Организует командировки генерального директора: оформляет приказы на командировку, командировочные удостоверения, заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует номера в гостиницах;
-Разрабатывает и совершенствует классификаторы документов, образующихся в деятельности организации, а также разрабатывает и согласовывает проекты бланков организационно распорядительных документов предприятия;
-Составляет номенклатуру дел предприятия и обеспечивает удобный и быстрый поиск документации;
-Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях согласно номенклатуре дел;
-Формирует дела и обеспечивает сохранность документов согласно утвержденной номенклатуре дел, а также передает в архив предприятия дела согласно установленным срокам хранения;
-Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя;
Требования: